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Optimiza tu proceso de compras con SAP Business One

Posted by Julio Castro on 15-oct-2015 17:30:00

compras ERPLa gestión de compras es una de las actividades más importantes en la cadena de valor de una empresa, por medio de ésta, la organización puede mejorar de manera importante sus márgenes de ganancia siguiendo una política de compras adecuada y estructurada.

Cuando se tiene una correcta administración de la función de compras en la empresa en conjunto con un manejo de inventarios eficiente, la empresa estará en capacidad de generar un incremento en la rentabilidad de la empresa.

 

 

Problemáticas comunes en el proceso de compras

Algunas de las situaciones que pueden surgir en el departamento de compras y que pueden impactar de manera negativa en la productividad de tu empresa son las siguientes:

  • No contar con un proceso estructurado de aprovisionamiento.

  • No realizar evaluaciones periódicas de los proveedores y las condiciones de compra y pago.

  • Ausencia de información compartida entre el departamento de compras y el almacén.

  • Falta de planeación en la producción y compras.

  • Comunicación no efectiva con el área contable y de cuentas por pagar.

 

Optimización del departamento de compras con SAP Business One

La administración eficiente de los procesos de compra supone una actividad clave para lograr el equilibrio económico de la empresa. El encargado del aprovisionamiento se convierte en el responsable de lograr que la organización sea competitiva al obtener los bienes a precios convenientes sin perder la calidad, además de hacer que la cadena de suministro funcione de manera eficiente.

Para alcanzar este objetivo, un ERP como SAP Business ONE puede ser una gran herramienta que te permita optimizar los procesos y al mismo tiempo conseguir la integración de todas las funciones empresariales, lo que te permitirá acceder a información necesaria y tomar decisiones de negocio más certeras.

La gestión de compras es una de las funcionalidades básicas de SAP Business One la cual te permite automatizar y estandarizar los principales procesos, te proporciona asistencia para una planificación más eficiente, te ayuda en la administración de proveedores y al seguimiento de las facturas y pagos a los mismos. 

SAP B1 puede ayudar a tu empresa a ser más productiva a través de distintas actividades relacionadas al aprovisionamiento, las cuales serán clave para lograr alcanzar las metas y ser más rentable.

 

1. Procesos automáticos de compras

Con esta herramienta podrás realizar tus procesos para operar de acuerdo a las mejores prácticas logrando la integración de toda la actividad desde el pedido hasta el pago de la factura incluyendo todos los procedimientos intermedios.

El módulo de administración de compras de SAP B1 incluye funciones como:

  • Realización de órdenes de compra.

  • Facturación para cuentas por pagar.

  • Notas de crédito.

  • Costos en muelle.

  • Generación de pedidos en múltiples divisas y categorías de artículos.

 

2. Gestión de devoluciones

Para llevar a cabo los procesos de devolución y gastos especiales, SAP B1 te odrece soporte al realizar de manera inmediata los ajustes necesarios en la factura y en el saldo acreedor en la contabilidad. Cuenta con un campo de notas en el cual se puede informar al proveedor la razón de dicha devolución.

Otra función de mucha utilidad que te ofrece la solución es la gestión de gastos adicionales como seguros, cargos de servicio, etc. De esta manera obtendrás una mejor visión de los precios al comparar proveedores y de la rentabilidad que se genera sin tener como distractor estos gastos extras.

 

3. Localización de proveedores y mejores precios

Al contar con el ERP para Pymes, SAP Business One tendrás acceso a un historial de compras muy completo con información de los artículos, proveedores, precios, fechas, etc. De esta manera es posible que compares fácilmente cada uno de los proveedores y los precios que manejan para lograr una relación más rentable y duradera con cada uno de ellos.

 

4. Centralización de datos

La integración de la información es una de las premisas de SAP B1, en el área de compras en particular, se actualizan de manera centralizada en el sistema y se integran a todas las actividades empresariales con las que tiene relación.

La información del proveedor se almacena con toda la información de valor en los registros de datos maestros recopilando y enlazando todos los documentos creados durante el proceso de compra, esto te brindará información estratégica la cual podrás aprovechar gracias al análisis gráfico de las compras.

 

5. Integración de contabilidad e inventarios

Como lo hemos mencionado con anterioridad, la integración de la información es un factor clave en el funcionamiento de SAP Business One, ésta se lleva a cabo de manera transparente y fluida. Gracias a esto al momento de llevar a cabo una compra podrás visualizar el proceso completo y actualizado de forma automática con el almacén. Al hacerlo se genera la factura por pagar, se especifican las condiciones de pago.

De esta forma podrás estar al corriente de la situación de inventario y al mismo tiempo conocer los datos financieros asociados a ese movimiento.

 

6. Sistema de planificación de compras

Una actividad de gran relevancia para el departamento es una correcta planeación y determinación de los puntos en los que es necesario hacer un pedido, esto debe ser en el momento justo y en la cantidad correcta para evitar compras innecesarias y procesos de inventarios costosos.

SAP Business One cuenta con el MRP (asistente de planificación de materiales que te ayudará a estimar tus necesidades y programar las compras correspondientes. Es importante tomar en cuenta al momento de hacer los nuevos pedidos, los tiempos de entrega para no caer en desabastos o incumplimiento con los clientes, todas estas funcionalidades las podrás encontrar en SAP B1.

 

7. Generación de informes

Para llevar a cabo una gestión exitosa de tu departamento de compras y aprovisionamiento es fundamental que cuentes con la visión completa de los procesos, de las áreas de oportunidad y de los indicadores clave que te permitirán tomar decisiones de negocio más acertadas con la información adecuada.

A través del ERP SAP Business One puedes crear informes, cuadros de mando y reportes que te brinden información general en base a los vendedores y a los pedidos, las compras anuales, las cuentas por pagar, los proveedores, etc. La información es valor y tú puedes tenerla en tiempo real y de manera confiable para lograr ser más eficiente y productivo a lo largo de tu cadena de suministro.

La administración de las compras en una empresa es vital para lograr una mayor rentabilidad y productividad, desde su impacto en costos hasta la repercusión y colaboración a la satisfacción total del cliente final al entregar un producto de alta calidad en tiempo y forma.

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 Julio Castro | Director General CorpoNet

 

 

Topics: ERP

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