Si tu empresa ya decidió implementar un Sistema Administrativo Integral con el propósito de planear, administrar y controlar el negocio como lo hacen las grandes empresas, felicidades, han dado un importante paso de gran trascendencia para tu compañía, pero ¿está listo tu equipo de trabajo para el cambio que esto conlleva? Conoce cómo lidiar con la resistencia al cambio tecnológico. 

Al hablar de implementar un ERP en tu organización, uno de los principales retos a los que los líderes del proyecto se enfrentarán será la resistencia al cambio por parte de los colaboradores; sin embargo, esta es una buena oportunidad para sacar ventaja. Para lograr una implementación y puesta en marcha exitosa, la clave para confrontar la resistencia al cambio tecnológico es anticiparte a las dudas y posibles inseguridades u objeciones de tu personal.

Es importante considerar que no se trata solamente de un sistema informático, un ERP cambia los procesos de negocio de tu empresa (mejores prácticas) ya que esta solución es la base de todas las operaciones que se realizan y en la cual se integra toda la información que se necesita para el funcionamiento diario y para la toma de decisiones del negocio, así mismo es primordial considerar al factor humano, ya que a final de cuentas son ellos quienes operan la solución tecnológica.

¿Qué causa la resistencia al cambio al implementar un Sistema Administrativo Integral - ERP?

Existen múltiples factores que pueden detonar esta actitud de rechazo ante la innovación tecnológica, entre ellos están:

• Miedo y Temor: este es uno de los principales factores que generan resistencia al cambio y puede ser:

1. Miedo a lo desconocido.

2. Miedo al fracaso y a experimentar nuevas formas de realizar actividades.

3. Temor a perder poder dentro de la organización.

4. Miedo a no tener y no poder aprender las nuevas habilidades y conocimientos requeridos.

5. Miedo a la incorporación de nuevo talento humano debido al proyecto.

• Falta de información acerca del proyecto.
• Amenaza de cambio en su situación laboral actual, como cambios estructurales en el organigrama.
• Duda acerca de la estabilidad laboral.
• Cuestionamientos acerca de aumento o disminución de su carga de trabajo.
• Entre otros.

Todo cambio trae consigo incertidumbre, por lo tanto es muy importante que los directivos desde su posición de liderazgo contribuyan a reducirla generando confianza, brindando información del proyecto y del impacto que tendrá en la forma de trabajar, haciendo partícipe al personal para que pueda conocer todas las ventajas que brindará tanto a su desempeño laboral como a su desarrollo profesional en conjunto con la organización.

¿Cómo enfrentar la resistencia al cambio al implementar un Sistema Administrativo Integral - ERP?

Basados en la amplia experiencia en implementaciones de ERP exitosas, en CorpoNet queremos compartirte algunas estrategias a tomar en cuenta para que tu proyecto de implementación de un Sistema ERP tenga los resultados óptimos, de inicio a fin.

1. Forma un equipo multidisciplinario a cargo del proyecto.
Al enfrentarnos al cambio, un factor importante son los equipos de trabajo dentro de las organizaciones, por lo que contar con un equipo de líderes de las distintas áreas de la empresa te ayudará a estimular la participación de las personas que las integran. Así mismo es de mucho valor que puedan aportar su visión desde su campo de acción. Este equipo de líderes ayudará a vender el proyecto internamente.

2. Realiza un “kick off” oficial (presentación formal del proyecto a toda la empresa).
Realizar una presentación formal del inicio del proyecto a toda la organización es una manera de que tus colaboradores se puedan sentir parte del mismo, obtendrán información, conocerán al proveedor y a su vez podrán exponer sus dudas e inquietudes. Esto ayuda mucho a que se refleje una sensación de estructura, orden y formalidad en el proceso. Es importante que en esta reunión se comuniquen los objetivos del proyecto y se haga hincapié en que éste es un proyecto estratégico para la empresa.

3. Permite a los trabajadores aportar ideas sobre sus procesos y actividades.
Las personas apoyan más los proyectos en los cuales ellos participan y entienden. Si tus empleados perciben que no tienen la suficiente participación en el proyecto o no entienden el objetivo principal del mismo, la resistencia podría incrementarse. Es importante que perciban que tienen la libertad de aportar ideas y sugerencias.

4. Organiza reuniones periódicas de seguimiento.
Conforme el proyecto va avanzando es primordial presentar los avances, aciertos y desviaciones en el proyecto por medio de reuniones de seguimiento donde se involucre a los colaboradores, en la medida de lo posible, en las decisiones pertinentes a la herramienta para que sientan que el cambio es parte de ellos. En estas juntas muestra a detalle los ajustes, las decisiones tomadas y los beneficios que se tendrán a futuro a raíz de estos.

5. Permite al empleado cometer “errores” dentro de un ambiente seguro.
La práctica en la utilización del sistema en un ambiente de pruebas es de vital importancia para que los colaboradores disminuyan su inquietud hacia la nueva herramienta sin el temor de ser causantes de una falla o de un error que pueda poner en riesgo información de la empresa, así, al ganar confianza poco a poco irán bajando la guardia hacia la solución y conociéndola más para obtener el mayor provecho.

6. Mantén una actitud positiva y comunicación abierta.
Escucha a la gente que tenga mayor resistencia al cambio con una actitud empática, atendiendo sus inquietudes. En este proceso es importante que las personas sientan la confianza de externar sus dudas y saber que cuentan con el apoyo en caso de tener alguna dificultad. Una buena idea es crear equipos de trabajo y colaboración con lo que además de ayudarse entre sí, se pueda fomentar la unión de los miembros de la organización.

7. Invierte en capacitación.
Documenta la información acerca de todas las funcionalidades y beneficios de la herramienta, construye un plano detallado de la estructura del ERP con sus pasos y/o módulos. Es esencial que los trabajadores conozcan los nuevos flujos de trabajo de la empresa así como los que se han mantenido u optimizado. La mejor arma que puede tener una persona para luchar contra la incertidumbre y el miedo es la información y la capacitación.

8. Conserva la identidad de tu empresa.
Durante todo este proceso, es primordial que tus colaboradores no tengan la falsa percepción de que la empresa y su esencia están cambiando, recuerda que es con lo que se sienten identificados. Elige el ERP que mejor se adapte a tu negocio, de esta manera, además de las ventajas evidentes para tu organización, permitirá que tu equipo de trabajo esté más cómodo con el cambio.

9. Involucra desde el inicio a los líderes de la organización.
Los líderes de tu compañía deben de ser el ejemplo a seguir para tus empleados, si ellos no participan en el proyecto o no creen en él, la aceptación por parte de toda la organización será difícil de lograr. Haz que tu equipo de líderes se ponga la camiseta participando activamente desde un inicio en la planeación y ejecución del proyecto.

El mundo está en constante movimiento e innovación y un ERP como SAP Business One puede ser tu aliado para llevar a tu empresa a ser más competitiva y eficiente. Recuerda que el activo más importante de tu empresa es su capital humano, por lo que los esfuerzos realizados en este sentido serán bien recompensados, pues entre más rápido se traspase la barrera de la resistencia al cambio más rápido serán palpables los beneficios. 

Hablemos de cómo SAP Business One y CorpoNet con su amplia experiencia en PyMEs serán grandes socios estratégicos para tu empresa en el proceso de implementación.

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Julio Castro | Director General Corponet | SAP Business One México