¿De qué forma estás gestionando las transacciones de compra y venta en tu negocio? ¿Alguna vez has considerado hacer uso de órdenes de compra?

Cualquier pequeño o mediano negocio puede hacer uso de las órdenes de compra para comprar o vender bienes y servicios a otros. Las órdenes o notas de compra ayudan a los líderes o encargados a rastrear un pedido desde la solicitud de compra hasta la entrega y respectiva facturación.

Si bien, cada negocio puede diseñar su propia orden de compra, incluyendo la información relevante que crea pertinente. Pero también, existen plantillas preestablecidas que pueden servir como punto de partida para los nuevos negocios y que además, poco a poco pueden irse adaptando a las necesidades que puedan surgir.

En este post hablaremos un poco sobre la importancia de usar órdenes de compra en tu negocio y además, te enseñaremos 4 ejemplos que pueden ser muy útiles para empezar.

¿Qué son las órdenes de compra?

Una orden o nota de compra es un documento legal que se prepara en la gestión de pedidos para informar a un proveedor los detalles de una compra: cantidades, tipo de productos o servicios, precios, condiciones de pago, etc.

Este es un recurso sumamente útil para el comprador y el vendedor, porque aporta claridad y formalidad a la transacción al mismo tiempo que evita confusiones.

¿Qué datos debe incluir una orden de compra?

• -    Información del vendedor y comprador.

• -    Datos de entrega y facturación.

• -    Fecha y número de orden de compra.

• -    Notas y observaciones.

• -    Firma o autorización.

¿Por qué es importante utilizar órdenes de compra en tu negocio?

Utilizar una orden de compra o nota de pedido en un pequeño o mediano negocio en crecimiento es un recurso sumamente valioso porque permite a los líderes ser más precisos con el inventario y las finanzas, al mismo tiempo que ofrece mucha más seguridad y certeza a los tomadores de decisiones.

Veamos un resumen de algunas razones por las que tu Pyme debería utilizar órdenes de compra:

-    Permiten cuidar la liquidez y evitar riesgos para el negocio

Una orden de compra permite a tu negocio hacer un pedido a un proveedor sin tener que pagar de inmediato. Por lo general, cuando se entrega una nota de compra los vendedores ofrecen créditos o cláusulas de pago especiales y esto puede suponer una gran ventaja para que el negocio sea capaz de cuidar la liquidez y evitar riesgos financieros.

-    Formalizan las transacciones con clientes y proveedores

Las órdenes de compra son un recurso ideal para que las compras no queden en palabras, porque aseguran que ambas partes respeten el precio y cantidades establecidas y sirven de contrato entre el comprador y el vendedor.

-    Permiten mantener los inventarios bajo control

Las notas de compra permiten reducir los costos de inventarios. Cuando los encargados tienen la seguridad de cuántos productos serán entregados, en qué fechas y ubicaciones, es posible mantener un inventario óptimo sin caer en excesos que incrementen los costos de almacenamiento y/o las pérdidas por mercancía estancada.

-    Agilizan la cadena de suministro

Cuando se compra o vende con una orden de compra de por medio, es posible agilizar la entrega y llevar un mejor control de los costos de operación y de los almacenes.

Además, al contener las especificaciones de cada pedido, las órdenes de compra sirven de guía tanto para tu negocio como para los proveedores y garantizan que el pedido sea entregado en las condiciones pactadas.

4 ejemplos de órdenes de compra para la gestión de pedidos de tu negocio

1.     Orden de compra de productos

Una de las órdenes de compra más comunes en las empresas de todos los tamaños, porque pueden utilizarse para cualquier tipo de producto e industria. La orden de compra por productos puede utilizarse para hacer un pedido a un vendedor de uno o varios tipos de artículos. Este documento debe especificar quién realiza el pedido, la cantidad y descripción de cada artículo, precio, datos para emitir la factura, lugar a dónde debe enviarse y el importe total de la compra.

2. Orden de compra de servicios

Un documento muy útil para aquellos negocios que también adquieren servicios, como por ejemplo, servicios de mantenimiento o limpieza, servicios de asesoría o profesionales, alquiler de maquinaria o actividades de carácter profesional que requieran el apoyo de un equipo de trabajo.

Este tipo de orden debe detallar los servicios que se solicitan, así como el valor de dicho servicio.

3. Orden de compra de referencia

Un negocio puede emitir una orden de compra para una reserva de hotel para un grupo de empleados. Aunque la nota de compra no es enviada directamente al proveedor, queda como referencia documentada para el departamento de finanzas.

Por lo general, este tipo de órdenes contienen la forma del CEO del negocio o del gerente.

4. Orden de compra abierta

Son un tipo de orden en el no suelen aparecer todos los datos. Se realizan cuando se sabe qué bien o servicio se necesita, pero los plazos y las cantidades son inciertos.

Son un buen recurso para anticiparse a la necesidad de bienes y servicios durante un período determinado, acordándose los términos y condiciones, así como los límites de gasto.

La orden de compra abierta es una estrategia que pueden usar las Pymes para conseguir un mejor precio por bienes y servicios que se saben que se van  a utilizar en un momento del año.

No existe una orden de compra mejor o peor que otra. Lo ideal es que tu negocio utilice el tipo que le brinde la mejor respuesta frente a las necesidades de compra que puedan surgir a corto, medio y largo plazo.

Cuando haces uso de las diferentes órdenes de compra es posible crear una estrategia de compras mucho más completa y eficaz para el negocio.

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 Julio Castro - Director General | SAP Business One Monterrey