Una de las preguntas que recibimos diariamente de parte de líderes o directores de Pymes interesados en implementar una solución ERP en sus empresas es qué pueden hacer para garantizar una implementación exitosa. En principio, no existe como tal una guía “perfecta“ sobre cómo implementar correctamente un ERP Pymes.

De acuerdo nuestra experiencia, hemos pasado por algunos obstáculos que pueden ocurrir durante una implementación y haciendo sinergia con los pequeños y medianos negocios con los que colaboramos hemos logrado salir adelante y poner la solución en marcha con total éxito.

Una implementación de software ERP exitosa no sucede por casualidad, es el resultado de muchas personas dedicadas para poner en funcionamiento un nuevo sistema, de una inversión bien asesorada y de mucha capacitación de por medio.

En este artículo, compartimos algunos de nuestros secretos sobre cómo llevar a cabo una implementación ERP exitosa que puede ayudar a allanar el camino y garantizar buenos resultados.

Con base en más de 20 años de experiencia como Gold Partners de SAP® software en México, hemos identificado seis factores críticos de éxito que influyen en el resultado de un proyecto:

1. Definir el alcance del proyecto ERP

Tener un alcance del proyecto ERP bien definido y escrito puede significar la diferencia entre un proyecto fallido con resultados desastrosos y un proyecto altamente exitoso con enormes beneficios. El alcance de tu proyecto de implementación es la base de los requisitos del proyecto y los recursos que deben implementarse. No escatimes en el alcance.

Toma el tiempo necesario para asegurar que todo esté documentado y que las expectativas estén claras desde un principio, así como también establecer objetivos generales del proyecto.

2. Comunicar la importancia del proyecto para la organización.

Antes de poner en marcha y presentar el proyecto de implementación ERP Pymes pregúntate: ¿Son conscientes todos mis empleados de la importancia e impacto de este proyecto dentro de la empresa?

Es recomendable que desde el inicio del proyecto se comunique a toda la organización la importancia del mismo y los beneficios que traerá para el negocio a corto, mediano y largo plazo.

Esto ayudará a reducir la resistencia al cambio, uno de los mayores obstáculos que se presenta cuando una empresa decide implementar un ERP 

3. Formar un equipo interno de implementación

Otro punto importante que debe tomarse en cuenta para tener éxito en la implementación ERP es formar un equipo interno compuesto por los mejores empleados de toda la empresa que trabajará a la par del consultor o proveedor externo.

Este equipo interno debe contar con un líder, cuyas responsabilidades serán organizar al resto del equipo, documentar cada etapa del proyecto y monitorear los avances para verificar que todo se lleva a cabo conforme a lo planeado. Asimismo es importante incluir en el equipo al menos a un líder de cada una de las áreas o departamentos de la empresa, ya que se requerirá de su participación al momento de hacer el análisis de los procesos de negocio. También se sugiere designar a un administrador del sistema, el cual debe estar pendiente del funcionamiento del software y de buscar la mejora continua.

Tu equipo interno será el embajador del proyecto en toda la empresa, es por eso que recomendamos incluir personas influyentes y que conozcan los procesos actuales por dentro y por fuera.

4. Seguir una metodología adecuada a las mejores prácticas

Aplicar una metodología en base a las mejores prácticas aumenta las posibilidades de éxito durante la implementación de un sistema ERP Pymes. Es necesario que junto al partner se documenten todas las etapas del proceso, se definan las responsabilidades y roles de cada uno de los involucrados, se realicen revisiones periódicas para medir los avances y se asegure el cumplimiento del plan y calendario inicial.

Sabemos que no todas las empresas son iguales, pero déjate asesorar por expertos con experiencia en el área, revisa los casos de éxito de empresas con escenarios similares al tuyo y apunta las claves de su éxito para inspirarte y hacer todo de la mejor forma posible.

5. Contar con el compromiso e involucramiento de la dirección de la empresa

Es muy importante que el equipo ejecutivo de tu negocio esté de acuerdo con el proyecto de implementación ERP. Nuestra experiencia nos ha enseñado que los mejores proyectos son aquellos en los que todos trabajan a partir de un solo conjunto de hechos.

El involucramiento de los directivos ayudará a que los problemas sean resueltos antes de que se presenten y a que se puedan disponer de los recursos necesarios para realizar la implementación. Asimismo les permitirá mantenerse informados sobre las actualizaciones, entender los aspectos técnicos y el alcance del software ERP

6. Comunicación como clave de éxito

Un proyecto de implementación es un proceso que no solo genera un cambio a nivel de sistemas, sino también cambios en los procesos del negocio y la forma en la que las personas hacen las cosas. Por ello, es necesario que el equipo de implementación interno esté preparado para gestionar el cambio y lidiar con el impacto del mismo.

La capacitación es clave en la gestión del cambio, y el método más común es “capacitar a los capacitadores”. Normalmente, los proveedores de software se encargan de la capacitación de todos los usuarios; sin embargo, tu negocio también debe hacer esfuerzos para que todos estén a gusto con el sistema y lo incorporen en su día a día.

Para fortalecer las comunicaciones durante el proyecto ERP recomendamos fomentar las comunicaciones entre los usuarios, el equipo de implementación y el proveedor elegido, apóyate en blogs, sitios web, boletines informativos, experiencias, presentaciones itinerantes, etc. para lograr que todos participen en el proyecto y acepten los cambios.

Asegura el éxito de la implementación ERP Business One y apóyate en un socio o partner SAP que te asegure que puesta en marcha vaya por buen camino. Si aún no cuentas con un proveedor de SAP software, en Corponet te ofrecemos nuestro servicio de consultoría con el que podemos ayudarte a optimizar tiempos y recursos durante todo el proceso de implementación de SAP Business One®  gracias a nuestra experiencia y conocimiento de la herramienta, así como de los procesos de negocio.

SAP Business One® es un ERP ideal para empresas en crecimiento, por lo que puede ayudar a tu negocio a planear, operar y administrar como grande.

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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One®