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6 maneras de optimizar los procesos empresariales

Posted by Julio Castro on 26-oct-2021 17:06:00

Para cualquier empresa, tener una buena posición en el mercado es un estado deseable. En el panorama empresarial competitivo actual, las organizaciones deben asegurarse de no solo documentar sus procesos empresariales de manera adecuada, sino también de dedicar tiempo y recursos a analizar y mejorar sus procesos.

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Sin embargo, estudios demuestran que el 69% de las empresas tienen procesos empresariales documentados, solo el 4% los administra y mide. Esto significa que innumerables empresas están avanzando con celo con procesos empresariales depreciados y obsoletos para sus tareas recurrentes. Si solo se optimizaran sus procesos, estas empresas podrían crecer y alcanzar los objetivos internos mucho más rápido.

 

Pero, ¿Cómo optimizar los procesos empresariales del negocio para hacerlo más productivo, evitar pérdidas y asegurar un futuro competitivo?

 

Los expertos en procesos empresariales de trabajo dicen que es sumamente necesario desarrollar una serie de técnicas y métodos que hagan que los procesos creativos sean cada vez más eficientes y se enfoquen en lo que verdaderamente vale la pena.

 

¿Por qué es importante optimizar los procesos empresariales de tu negocio?

 

No es un secreto que los pequeños y medianos negocios están en constante competencia y se enfrentan a la amenaza de otras empresas, tecnologías y normas cambiantes. La optimización de los procesos empresariales hace posible que pueda cumplirse con la cuota del mercado, que los recursos sean bien utilizados y que la calidad esté asegurada. También puede ofrecer otros beneficios para ayudar a tu negocio a mantenerse a flote en las mareas de cambio, como:

 

  • - Operaciones simplificadas

 


  • - Riesgos reducidos

 


  • - Consistencia

 


  • - Visibilidad de un extremo a otro

 

 

6 pasos para optimizar los procesos empresariales de tu negocio:

 

 

  1. Prepara un diagnóstico de tu negocio

 

Antes de mirar opciones y estrategias que permitan llevar a tu negocio a otro nivel es necesario tener muy claros todos los detalles operativos y financieros de la misma: estructura, organización, responsabilidades de los departamentos, capital humano con el que se cuenta, recursos financieros disponibles, etc.

 

Contar con toda esta información es importante para dominar el panorama general y tomar mejores decisiones al momento de proponer mejoras para los procesos empresariales existentes, ¿Qué procesos podrían mejorarse? ¿Cuáles podrían simplificarse o descartarse por completo?

 

Una vez que sus procesos están mapeados, ahora estás listo para identificar qué procesos son los mejores objetivos para la optimización. El uso de una herramienta que admita varios análisis ayudará a determinar más fácilmente en cuál de tus procesos debes enfocar el próximo esfuerzo de optimización.

 

  1. Identifica y define cuáles procesos empresariales necesitan ser optimizados

 

Para detectar cuáles procesos empresariales están urgidos de un cambio profundo, es necesario que midas sus resultados actuales y comiences a realizar una comparativa.

 

Una vez que determines qué procesos empresariales del negocio necesitan una revisión, el primer paso es enumerar todos los componentes clave del proceso. Estos deben ser aspectos fundamentales e inmutables del proceso. Para identificar los componentes clave, plantéate estas interrogantes:

 

¿Cuál es el objetivo o resultado deseado de este proceso?

 

¿Cuándo comienza y termina el proceso?

 

¿Qué actividades hacen avanzar el proceso?

 

¿Qué departamentos y / o empleados están involucrados?

 

¿Qué información se transfiere entre pasos?

 

Esta fase debe abordar todos los aspectos de la metodología actual utilizada para cada uno de los procesos empresarials y revelar áreas potenciales de mejora. Piensa en cada paso que está involucrado en el proceso que estás analizando, haciendo preguntas como:

 

¿Cuánto papel se utiliza en este proceso?

 

¿Cuántas copias de un mismo documento se hacen?

 

¿Cuántas horas hombre se requieren para completar el proceso?

 

De esas horas, ¿Cuántas se dedican a trabajos superfluos o superfluos?

 

¿Dónde se detiene el proceso y por qué?

 

¿Cuándo ocurren los errores?

 

 

  1. Capacita a tus colaboradores

 

 

Potenciar el talento de tus colaboradores es una forma maravillosa de optimizar los procesos empresariales, ¿Qué puede salir mal cuando los empleados están cada día más capacitados?

 

Ofrece a tu equipo de colaboradores capacitación continua y verás como el resultado redundará en mayores beneficios para tu negocio y procesos empresariales mucho más óptimos.

 

También es importante mejorar las comunicaciones con tu gente, lograr que un negocio cuente con procesos empresariales perfectamente engranados sin dificultades es solo posible cuando el líder maneja una comunicación clara, puntual y eficiente con sus equipos internos y externos.

 

Cuando se emplean los canales de comunicación correctos, es mucho más fácil optimizar cualquier tipo de proceso sin confusiones ni contratiempos.

 

 

  1. Mejorar

 

Ahora que has identificado los puntos débiles de tus procesos empresariales, es hora de crear soluciones para ellos. El correcto análisis te guiará en la creación de un plan de acción para implementar completamente tu proyecto de optimización de procesos.

 

Tu equipo puede generar varias posibles soluciones de mejora y elementos de acción para optimizar cada área del negocio. Evalúalas una por una e implemente la opción más viable.

 

  1. Evaluar y controlar

El seguimiento y la supervisión son cruciales en la optimización de los procesos empresariales de cualquier negocio. Debes tener una forma de evaluar continuamente cada proceso transformado.

 

Incluso después de aplicar sus soluciones de optimización, llegará un momento en el que será necesario volver a optimizar su proceso. Esto podría deberse a cambios en los requisitos, las demandas del mercado y la tecnología, etc.

 

Al tener una mentalidad de mejora continua, tú y tu equipo sabrán cuándo es prudente y necesario comenzar otro proyecto de optimización de procesos.

 

  1. Automatiza

 

Repite tareas innecesarias y verás como el flujo de trabajo se estanca. Repte tácticas exitosas y verás como tu negocio prosperará.

 

Una vez que hayas separado lo esencial de lo no esencial en tus procesos empresariales, es hora de aplicar una solución. Pero si esta es tu primera experiencia en la revisión de procesos, es posible que aún te sientas intimidado por las posibilidades. Incluso es normal que te preocupes por cometer más errores si modificas el proceso actual.

 

Por suerte, las nuevas tecnologías están hechas especialmente para esto: aliviar las preocupaciones causadas por el error humano. Al permitir que un software automatice las tareas, evidentemente el negocio podrá administrar los procesos más rápidamente y con menos errores.

 

Un sistema de gestión de recursos o procesos como un software ERP en la nube es capaz de reunir para ti, en una misma plataforma, toda la información que requieres al momento de que decides mejorar tal o cual proceso que lleva a cabo tu empresa.

Un software ERP en la nube se apoya en las TI logrando excelentes resultados y cambiando de una buena vez todos los paradigmas que pululan en el mundo de la gestión empresarial, centrando la optimización de los procesos en cada uno de los departamentos.

 

Si sientes que tu empresa se encuentra experimentando un crecimiento acelerado pero aún no logra desarrollar estrategias que le permitan dar un paso adelante y resaltar en su industria, puede que sea tiempo de adquirir un sistema ERP en la nube.

 

¿Te gustaría conocer más sobre los beneficios de un sistema ERP en la nube? 

Si quieres competir con los mejores negocios de tu industria y crecer es momento de dejar a un lado todas esas tecnologías obsoletas y mudarte a la nube. conoce más sobre lo que un ERP en la nube puede ofrecer para tu negocio en dando clic en la imagen.

 

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Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®

 

Topics: Sistema ERP, Aprendizaje y desarrollo

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