La mayoría de las pequeñas y medianas empresas cuentan con tecnologías y procedimientos que les permiten gestionar la contabilidad financiera casi a la perfección. Pero, ¿Sabías que solo un 20% de las PyMEs mexicanas cuentan con herramientas que les proporcionan información analítica y presupuestaria? Lo ideal es contar con un sistema de gestión ERP que desarrolle la contabilidad analítica y que se integre con el sistema general de gestión.

Un software ERP puede ayudarte a gestionar los recursos de tu negocio de una forma mucho más estratégica y organizada. Cuando una empresa es nueva, es más que necesario mirar con lupa hacia donde se va cada centavo; de lo contrario, se corre el riesgo de estancar el crecimiento y fracasar. Una forma de saber hacia dónde va el dinero de tu negocio es creando centro de costos en un ERP.

Si aún no estás muy familiarizado con lo que es el centro de costos de una PyME te invitamos a visitar este post en el que explicamos todo esto de una forma muy detallada. En este post platicaremos un poco sobre cómo funciona el centro de costos en un programa ERP como SAP Business One.

¿Qué es un centro de costos ERP?

Un centro de costos es básicamente una ubicación donde los costos se producen dentro de la organización. En un sistema ERP, el centro de costos es la unidad organizativa más baja en el control de la estructura empresarial.

Los centros de costos son áreas de responsabilidad de los costos dentro de la organización y se utilizan para capturar los costos reales. Los costos se pueden capturar según el departamento, el producto, el área, la persona responsable, etc. La asignación de los costos a los centros de costos determina dónde se incurren los costos dentro de la organización. Cada centro de costos en un ERP puede pertenecer a uno o más grupos de centros de costo.

Algunos ejemplos de centro de costos en un ERP podrían ser: transporte, embalaje, venta y distribución, recursos humanos, etc.

¿Cómo funciona un centro de costos en un programa ERP?

Por lo general, un sistema ERP contiene un módulo o funcionalidad de finanzas en el que pueden crearse centros de costos de una forma muy sencilla e intuitiva. Esta funcionalidad permite definir conjuntos de centros de costos ERP que proporcionan información relevante relacionada con los costes de la empresa.

Para comenzar, debes asegurar tener disponible un apartado de finanzas. Por ejemplo, dentro del software ERP de SAP Business One puedes crear centro de costos ERP SAP en el apartado de finanzas, en la pestaña contabilidad de costes.

En primer lugar, es necesario crear una dimensión. Las dimensiones son las que brindan diferentes vistas del análisis de gastos e ingresos. SAP Business One es un software ERP que ofrece cinco dimensiones diferentes para el objeto de análisis de costes.

Una vez creado el centro de costos se creará una norma de reparto automáticamente, esta última sirve para asignar gastos e ingresos directos e indirectos a uno o varios centros de coste.

Supongamos, por ejemplo, que como centros de coste tenemos los distintos departamentos de una empresa y que queremos repartir los gastos de consumos de materiales fungibles entre estos departamentos. Una norma de reparto posible sería definir el porcentaje de esos gastos de limpieza que le corresponde a cada departamento. Esta norma de reparto no puede modificarse una vez creada.

Siempre que se crea un centro de costos en un ERP es importante ingresar un rango de fechas y un código para cada centro de costo. Una vez añadidos estos datos, inmediatamente estará disponible el centro de costos en la contabilidad.

Por lo general, un centro de costos debe llevar información básica como nombre, descripción, nombre de la persona o de las personas responsables, la categoría a la que corresponde el centro de costes (producción, administración, ventas, distribución, etc.), área de jerarquía, moneda, etc.

En el ERP de SAP Business One también pueden crearse repartos de costos que no sean por porcentajes sino por valores absolutos. Por ejemplo, puede crearse una norma de reparto para los departamentos en función a los metros cuadrados que ocupa cada uno. Esta función de centro de costes SAP es muy útil para repartir costos como los gastos de alquiler o los de limpieza.

La función de centro de costos ERP SAP también permite generar informes analíticos que pueden ayudar a tomar decisiones críticas en tu empresa. Algunos informes que pueden exportarse desde la suite de SAP son: informes estándar para una determinada dimensión y norma de reparto, informes de contabilidad de costos, informes de centro de costo, informe de resumen de contabilidad de costos, informe de presupuesto vs contabilidad de costos e informe de reconciliación de contabilidad de costos.

Ventajas de gestionar tu centro de costos desde un ERP

Contar el apoyo de un software ERP para gestionar el centro de costos permite:

• Tomar mejores decisiones como fijar precios mucho más competitivos y rentables, desincorporar líneas de productos que no sean tan rentables para la empresas, decidir si comprar o fabricar, incorporar nuevos productos, cerrar o abrir una nueva delegación o departamento, etc.
• Preparar a tu negocio para ser mucho más dinámico y flexible ante las distintas situaciones que puedan presentarse.
• Tener la posibilidad de desglosar y mirar detalladamente el resultado de la contabilidad financiera.

¿Imaginas tener que gestionar todos los costos de tu negocio de forma manual? Contar con un sistema ERP es sin duda una gran ayuda en la administración de las pequeñas y medianas empresas. Con las funcionalidades incluidas en un SAP Business One los líderes de negocio como tú pueden conocer en tiempo real los gastos reales y comprobar en qué parte de la empresa se gasta más o menos.

Un software ERP puede ayudarte a gestionar de una forma muy fácil e intuitiva cada centro de costos de tu pequeño o mediano negocio. En Corponet te ofrecemos nuestro servicio de consultoría ERP, con más de 15 años de experiencia enfocados específicamente en SAP Business One y en empresas de crecimiento podemos afirmar que somos el candidato ideal para apoyarte en este importante proceso y ayudarte a alcanzar los niveles de rentabilidad que siempre has buscado.

Ofrecemos asesoría en base a conocimiento actualizado, nuevas prácticas y herramientas, y coaching tecnológico para llevar a cabo tus proyectos de crecimiento y mejora continua. Para nosotros, las relaciones profundas a largo plazo son uno de los valores que impulsamos para tener sinergia con nuestros socios de negocio.

Asimismo, te invitamos a conocer SAP Business One, el ERP para empresas en crecimiento que te ofrece todo lo que estás buscando para alcanzar tus objetivos de negocio e incrementar la rentabilidad de tu empresa a través de la integración de la información y optimización de procesos.

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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México