Los datos en un ERP a menudo se decriben como "la joya de la corona" de una empresa porque contienen un tesoro de información valiosa. Los datos de los clientes, el inventario, los presupuestos, la nómina y las órdenes de venta son todos tipos de datos que los software de gestión almacenan y procesan.

Si estás considerando un nuevo sistema de gestión para tu negocio, ahora debes tomar una decisión clave con respecto al enfoque de plataforma e infraestructura: ¿debes elegir un software de gestión en la nube o una solución ERP alojada localmente? Las diferencias entre estos servicios han llevado a discusiones continuas sobre los costos, beneficios, pros y contras, y también, de manera crucial, la seguridad de los datos que se administran.

Los sistemas de gestión recopilan datos de todas las funciones de una empresa y permiten acceder a estos datos y analizarlos. Así que, obviamente, la seguridad de estos datos empresariales críticos es primordial y es una consideración clave para cualquier empresa que decida sobre la dirección futura de su software empresarial. ¿Permanecer con la infraestructura local o pasar a la nube?

Por supuesto, la elección entre ambas plataformas dependerá de varios factores, por ejemplo, un factor clave con los servicios basados en la nube es el hecho de que confiarías en otra persona todos los datos del negocio. Muchas empresas todavía no se sienten cómodas con eso. La computación en la nube consiste en almacenar y acceder a datos, programas y aplicaciones, como un software de gestión en la nube, a través de Internet en lugar de almacenar y acceder a lo mismo desde el disco duro de una computadora o un servidor en las instalaciones. Entonces, ¿las preocupaciones de seguridad están bien fundadas o es hora de pasar a la nube?

El software local requiere hardware de servidor interno, licencias de software, integración y soporte activo del departamento de TI de una organización. Esto a menudo puede resultar en que el software de gestión interno y las implementaciones sean más costosas que las soluciones basadas en la nube. Además, incluye el mantenimiento continuo necesario para garantizar que la funcionalidad genere valor continuo. Las tareas que incluyen actualizaciones y realineaciones potencialmente sustanciales también se sumarán al costo total. Por lo tanto, elegir permanecer en las instalaciones puede tener inconvenientes financieros que deben sopesarse con las preocupaciones sobre la seguridad de los datos.

Además, un software de gestión en la nube puede ayudar a los pequeños y medianos negocios a acelerar su crecimiento, puesto que ya no dependen de ubicaciones físicas ni horarios para continuar su operación, los colaboradores pueden cerrar tratos y producir dinero sin necesidad de estar en la oficina y desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.

Beneficios de un software de gestión en la nube

• * Mayor productividad

Con un software de gestión en la nube los colaboradores tienen acceso instantáneo a todo lo que necesitan para hacer negocios, y pueden hacerlo desde cualquier dispositivo y lugar con una conexión a Internet segura.

Los pedidos de ventas, el control de existencias, las relaciones con los clientes y las cuentas pueden gestionarse desde el ERP haciendo que sea mucho más sencillo para los empleados realizar sus tareas diarias.

• * Adaptable a las necesidades

Uno de los mayores beneficios de un software de gestión en la nube es que dependiendo del proveedor que elijas, puede tener distintos tipos de arquitectura según la empresa: híbrido, en sitio o en la nube. Además que también puedes pedir a tu proveedor un servicio de servicio técnico o soporte directo, asistencia post-implementación, migración de datos, actualizaciones.

• * Tecnología operativa

Un software de gestión en la nube brinda la posibilidad a los pequeños y medianos negocios de mantenerse en constante innovación en forma de actualizaciones de software automatizadas por parte del proveedor del sistema. Esto no solo ahorra a los líderes empresariales el tiempo y el esfuerzo de implementar actualizaciones, sino que también garantiza que siempre estén utilizando la última y mejor tecnología y que tu software de gestión en la nube evolucione junto con tu organización.

• * Ahorro en costos

Otra de las ventajas de implementar un software de gestión en la nube en un negocio es que admite el modelo de pago por uso, esto quiere decir que el costo asociado a los servicios es variable e inferior al incurrido con el uso de la tecnología tradicional.

El concepto “On demand” de un software de gestión en la nube a diferencia de la infraestructura tradicional, el negocio solo paga por el uso que hace del servicio en cada momento, reduciendo sustancialmente los costos fijos y las inversiones asociadas a los recursos de IT.

Con un software de gestión en la nube pagas por lo que tienes. Puede que tu empresa aún sea pequeña y no necesite la configuración de tantos perfiles y accesos a cientos de usuarios. O también, al instalar la solución no requiera la puesta en marcha de todos sus módulos y funcionalidades.

• * Mejora de la gestión tecnológica

Actualmente, ¿Cómo gestiona tu negocio el uso de la tecnología? Trabajar “en la nube” significa que tu negocio siempre puede disponer de la última actualización de infraestructura, sistemas, aplicaciones, etc. De este modo, los servicios cuya adopción no era posible con el sistema tradicional, ahora pueden ser prestados en la nube.

Con la nube, tu negocio puede aplicar altos niveles de potencia de cálculo o análisis que anteriormente era impensable e inviable para pequeñas entidades locales.

• * Seguridad de un software de gestión en la nube

¿Preocupado por la seguridad de tus datos? Muchas empresas se suelen preocupar por la seguridad de sus datos y por el “riesgo” que supone almacenar los datos de sus clientes, almacenes, ventas, finanzas y contabilidad en un servidor público. Sin embargo, cuando pones la implementación de un software de gestión en la nube en buenas manos no deberías preocuparte por temas de seguridad, ya que por lo general, los proveedores de buena reputación realizan monitoreos 24/7 de su infraestructura para garantizar el acceso limitado y la encriptación de los datos, por lo que el acceso no autorizado a la información es extremadamente raro, por no decir que imposible.

Además, cuando se implementa un software de gestión en la nube el mantenimiento se hace más rápido y seguro, siempre que sea contratado a un proveedor con conocimiento y últimas técnicas disponibles en materia de seguridad y protección de datos.

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Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One México