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Cómo funciona la gestión de proyectos en SAP Business One 9.3

Posted by Julio Castro on 11-jul-2019 12:00:00

Casi todas las pequeñas o medianas empresas comienzan con la esperanza de convertirse algún día en una gran corporación. Y sus líderes saben muy bien que la única forma de lograrlo es cumpliendo sus promesas. Eso significa fabricar y vender excelentes productos, brindar servicios excepcionales y optimizar constantemente sus procesos. En otras palabras, hacer una gestión de proyectos excepcional.

 

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Lograr todo esto requiere de un gran esfuerzo, disciplina y una estructura establecida para hacer las cosas bien sin perder tiempo y dinero. Es por esto que la gestión de proyectos puede ser una gran ayuda, especialmente cuando se trata de aspectos como el desarrollo y la prueba de productos, publicidad, contabilidad, servicio al cliente, nómina y otros procesos necesarios.

La gestión de proyectos puede ser altamente efectiva para perfeccionar, modificar y crear procesos de negocios más productivos y potentes. Por suerte, el software ERP de SAP Business One 9.3 incluye múltiples funciones y características ideales para gestionar proyectos internos y externos.

En este post te contamos un poco cómo funciona la gestión de proyectos con SAP Business One 9.3 y cómo puede este módulo ayudar a tu pequeño o mediano negocio a estar en otro nivel.

 

¿Qué es la gestión de proyectos?

 

La gestión de proyectos es el proceso de planificar, organizar y controlar los recursos o procedimientos de un negocio con la finalidad de lograr objetivos específicos. Las características clave de un proyecto es que es planificado, temporal, único, controlado, orientado a resultados y sistemático.

Gestionar correctamente proyectos en una pequeña o mediana empresa implica lograr objetivos a tiempo y cumplir con el presupuesto (que suele estar ajustado) y para ello tendrás que considerar varias prácticas de gestión de proyectos y determinar cuáles pueden aplicarse en tu negocio, realizar los cambios necesarios para ahorrar recursos e invertir en herramientas que optimicen las prácticas de colaboración y el intercambio de información y eliminen las estructuras obsoletas e inflexibles que no agregan ningún valor a tu empresa.

 

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Es aquí cuando el software ERP de SAP Business One y su módulo de contabilidad/gestión de proyectos puede ayudar.

 

¿Cómo funciona la gestión de proyectos con SAP Business One 9.3?

 

El módulo de Gestión de proyectos con SAP Business One 9.3 combina todos los datos de los proyectos y las finanzas en una sola solución. De esta manera permite a los usuarios medir los costos reales y compararlos con los planeados. Esto puede ayudar a los administradores a entender los costos relacionados a una tarea en específico y planear mejor el presupuesto para futuros proyectos.

Este módulo también permite centralizar todos los documentos, transacciones y recursos en un solo lugar. Esto es una gran ayuda para que los administradores puedan vigilar varias tareas y fases, así como también dar un seguimiento real a los proyectos.

 

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Los proyectos pueden ser divididos en subproyectos o etapas, dependiendo del tamaño u objetivo del proyecto en que se trabaja. Estas etapas pueden representar un área funcional, y los usuarios pueden definir las etapas específicas a sus negocios, tales como análisis de requerimientos, especificaciones de diseño y procesos de implementación. Si, con este módulo podrás gestionar proyectos hechos a la medida de tu negocio.

Una de las grandes ventajas de este módulo de SAP B1 es que los administradores pueden experimentar una mejor transparencia del proyecto creando actividades desde las diferentes funciones. Esto proporciona una visión amplia de cada actividad que el equipo del proyecto ha creado en contra de una etapa en particular.

Los usuarios también pueden crear etapas dependientes, que evitan que el equipo del proyecto se mueva de una etapa a otra sin haber marcado como completa la anterior. ¿El resultado? Un cumplimiento asegurado.

 

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Además, con la versión de SAP Business One 9.3 es posible analizar el progreso del proyecto con un Diagrama de Gantt. Esto significa que tanto el administrador como los usuarios podrán revisar de forma gráfica, fácil e intuitiva el estado donde se encuentra el proyecto.  Todo esto  permite administrar proyectos de una forma mucho más eficiente desde su inicio hasta su cierre.

Veamos un resumen sobre cómo gestionar proyectos en SAP B1:

  • Para poder empezar a trabajar debe activarse la opción Gestión de Proyectos con SAP Business One accediendo al panel gestión y clicando en inicialización del sistema, detalles empresas e inicialización básica. Es necesario que en la parte de abajo esté activada la gestión de proyectos. Una vez activada aparecerá un nuevo punto en el menú: gestión de proyectos.
  • Una vez dentro de la opción de Gestión de proyectos, se encuentra la sub pestaña “Etapas”, siempre se podrá añadir más o editar los nombres de las etapas.
  • Para crear un nuevo proyecto debe clicarse la opción “Gestión” y pulsar en la opción “Proyecto”. Siempre podrá decidirse si es un grupo de gestión interno o externo, con fecha de inicio y fecha de culminación. Incluso puede asignarse un proyecto financiero e indicar que se trata de un proyecto con sub proyectos.
  • Dentro de la opción pueden encontrarse las pestañas: resumen, sub proyectos, etapas, resumen de proyecto, comentarios, anexos e informes.

Con el módulo de Gestión de proyectos de SAP Business One 9.3 será mucho más fácil para tu negocio llevar un seguimiento del desarrollo de cualquier proyecto activo. Aprovecha al máximo las mejoras de SAP Business One 9.3, solicita a tu partner o socio SAP las actualizaciones del sistema para que así, tu empresa pueda maximizar el uso y provecho de esta importante inversión.

 

 

Recuerda que SAP Business One es el ERP líder para las empresas en crecimiento y está diseñado para que éstas comiencen a operar y administrar como grandes. El sistema SAP B1 cuenta con funciones específicas de finanzas, ventas, clientes, inventarios, compras, producción, bancos, entre otros. Además, optimiza tus procesos de negocio y te brinda acceso instantáneo a información completa que te ayudará a tomar mejores decisiones para acelerar el desarrollo de tu compañía.

¿Te gustaría conocer más sobre las funcionalidades de SAP Business One 9.3? Solicita una Demo. En ella podrás conocer este software ERP operando en vivo, con escenarios similares a los de tu empresa y resolver todas tus dudas con el apoyo de un consultor especializado.

 

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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México

Topics: SAP Business One, Software ERP, Gestión de Proyectos

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