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Cómo proponer al director la implementación de un ERP

Posted by Julio Castro on 24 oct. 2019 9:00:00

¿Podría haber algo más frustrante que intentar trabajar con un sistema antiguo y anticuado? Ya sea que el sistema este desactualizado o que obligue a ingresar datos manualmente, usar sistemas obsoletos no es menos que una pesadilla al momento de trabajar. Si aún estás yendo y viniendo de un sistema a otro para mirar información puede que sea útil saber que tu jefe probablemente este planificando el presupuesto del próximo año y que esta podría ser la temporada perfecta para proponerle el mejor regalo de navidad: la implementación de un ERP para tu empresa.

 

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Pero, ¿Cómo convencer a tu jefe de que un software ERP es una necesidad para tu negocio? Sabemos que esto no es una tarea fácil, sobre todo si tu jefe aún no comprende el valor de un software ERP. Si bien, a simple vista un proyecto de implementación ERP parece ser una verdadera maravilla y realmente lo es. Pero muchos directores dudan sobre la efectividad del sistema y la idea de adquirir uno para su empresa; por eso, es importante que antes de proponer la implementación de un ERP desarrolles algunas habilidades de vendedor y te eduques muy bien con respecto a las principales funcionalidades y beneficios de esta plataforma.

En este post te compartimos algunos consejos para proponer al director la implementación de un ERP para tu empresa, estamos seguros que si tomas en cuenta estas recomendaciones tus probabilidades de obtener una aprobación aumentarán.

 

7 consejos para proponer al director de tu empresa la implementación de un ERP:

 

  1. Presentar el panorama actual de tu negocio

¿Eres consciente de la situación real de tu negocio en términos financieros? Algunas propuestas – así sea la implementación de un ERP – pueden ser inoportunas cuando la empresa no atraviesa un buen momento. Sin embargo, es poco común que una empresa que esté iniciando operaciones y lleve sus procesos y reportes en tablas de Excel de un salto al ERP sin antes haber experimentado una temporada de crisis.

 

Antes de proponer la implementación de un ERP para tu empresa, evalúa el momento que vive tu negocio, la oportunidad de hacer un cambio y la capacidad para llevarlo a cabo. Solo así tu propuesta podrá tener posibilidades de éxito.

 

  1. Aporta información detallada sobre el ERP

Para que la implementación de un ERP en tu empresa tenga mayores posibilidades de obtener el visto bueno es necesario realizar una investigación amplia acerca de las opciones que tienes para un ERP. Presentar al menos unas tres alternativas de sistema sería un buen número para comenzar.

Profundiza la evaluación del sistema ERP que te parezca que pueda funcionar mejor en tu negocio  y ofrece todos los detalles a tu director al momento de hacer la propuesta.

 

En Internet puedes encontrar mucha información sobre opciones de ERP para Pymes, contacta a los proveedores autorizados y pide la documentación necesaria para mirar con detalle las diferencias y ventajas de cada una.

 

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  1. Apóyate en proveedores de prestigio

¿Sabías que una gran parte del éxito en una implementación ERP depende de la elección del partner o proveedor correcto?

Date el tiempo de conocer a los distintos proveedores que implementan el software ERP en tu localidad. Procura buscar un partner reconocido y con experiencia en tu industria que te apoye durante la presentación de la herramienta, la planificación del proyecto, capacitación de los usuarios y que además, ofrezca soporte post-implementación.

 

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  1. Pide una demostración

Puede que tu jefe quiera ver el software operando en vivo antes de hacer tal inversión.  Así que otra de nuestras recomendaciones es que cuando estés realizando las evaluaciones pidas una demostración ya sea de forma virtual o presencial.

Puede que al momento de pedir una demostración de la herramienta (que por lo general es gratuita) los proveedores te pregunten acerca de los tiempos de decisión del proyecto, presupuesto disponible o nivel de influencia. En esta etapa es importante ser muy sincero y explicar que tu búsqueda es iniciativa propia para presentar el proyecto al director de tu empresa. Puede que incluso los proveedores te guíen un poco más sobre cómo enseñar el proyecto de una manera más efectiva e incluso te acompañen a presentar la demo.

 

  1. Enfócate en los beneficios, costos y ROI

Estamos seguros que las ineficiencias de las herramientas actuales son tus puntos de dolor más fuertes, especialmente si formas parte del equipo contable o de ventas, pero esto no es relevante al momento de proponer al director la implementación de un ERP para tu empresa.

Tu jefe puede que esté preocupado por los costos y los beneficios generales que el ERP pueda atraer en general. En lugar de decir que la entrada de datos manual toma mucho tiempo de tu día, podrías hacer hincapié en la reducción de costos difíciles o en como la automatización de los procesos comerciales podrían elevar la competitividad del negocio.

 

Para despertar la necesidad de un ERP a tu jefe también podrías apoyarte en testimonios de otros líderes de negocios o empresas que hayan tenido éxito con la implementación.

Por lo general, los proveedores de ERP cuentan con un amplio catálogo de casos de éxito, solicita algunos y selecciona aquellos que posean escenarios parecidos a los de tu negocio ¡Un testimonio fuerte puede tener un fuerte efecto!

 

  1. Presenta un presupuesto

“¿Cuánto me va a costar implementar esta herramienta?” esta es probablemente una de las primeras preguntas que tu director haga durante la reunión así que lo mejor es ir preparado con datos bien concretos para no dejar ninguna duda en el aire que pueda despistar.

Antes de proponer la implementación de un ERP para tu empresa investiga un poco sobre los costos reales que podría tener un proyecto de este tipo. Si bien, puede que el precio de un ERP asuste un poco y parezca demasiado caro en un principio. Pero también deben tomarse en cuenta la cantidad de beneficios y el dinero que a largo plazo podría ayudar a ahorrar.

 

Muchas compañías intentan mantenerse dentro del presupuesto minimizando los costos más “duros” como las tarifas de licencias o la ayuda de un proveedor de software experto. Sin embargo, la mala gestión del proyecto, las negociaciones fallidas y la mala experiencia del usuario tienen más probabilidades de hacer que los presupuestos se salgan de control, ya que los costos asociados con errores son imprevisibles e impredecibles.

Haz saber a tu jefe que es posible mantener el presupuesto bajo control con una planificación previa adecuada, realizando revisiones internas que revelen lo que tu negocio realmente necesita, monitoreando el proceso y sobre todo, mirando las letras pequeñas del contrato con el proveedor de servicios seleccionado.  

 

  1. ¡Mantén la calma!

No esperes un visto bueno instantáneo. Tu jefe necesita tiempo para asimilar la información y llegar a las mismas conclusiones que tú. Deja abierta tu disposición de despejar dudas en caso de que las tenga, aborden juntos las preocupaciones y busca ayuda de un proveedor experto para obtener soluciones.

Si tienes buenas noticias, ya sabes qué hacer ¡Es momento de reunir a un equipo interesado y contactar a un proveedor experto para comenzar la implementación ERP.

En resumen, es posible tener el visto bueno de tu jefe o director general cuando se habla su mismo idioma. Apóyate en hechos, cifras, casos de éxito y ayudas visuales al momento de proponer la implementación de un ERP a tu jefe. Y sobre todo, recuerda que si no obtienes una respuesta positiva, probablemente no sea nada personal, los directores siempre necesitarán un poco más de tiempo para asimilar cualquier cambio dentro de sus negocios.

 

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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México

Topics: Implementación ERP, Software ERP, Partner SAP, Sistema Administrativo

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