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El mantenimiento de un sistema ERP es uno de los aspectos más importantes cuando se trata de aprovechar al máximo la inversión y disfrutar de sus beneficios a corto plazo; sin embargo, ocurre que en muchas ocasiones los directivos o líderes de las empresas pasan esto por alto y una vez instalada la herramienta se olvidan por completo de su mantenimiento y actualización lo cual, con el tiempo conlleva a errores en el uso del sistema, desincorporación de ciertas funcionalidades, procesos fuera de línea, falta de integración, etc.
La implementación de un software ERP es un proceso constante, tomando en cuenta que tu propia empresa en crecimiento no para de evolucionar esto trae nuevas necesidades y requerimientos. Si ya has implementado un sistema ERP y ahora no sabes qué hacer para mantenerlo en buenas condiciones y continuar disfrutando al máximo de todas sus funcionalidades no te preocupes, porque en este artículo te traemos algunos consejos sobre cómo realizar el mantenimiento del programa ERP.
Cómo realizar el mantenimiento de un sistema ERP
Toma nota de estos consejos que podrán ayudarte a realizar el mantenimiento de tu sistema ERP:
Respetando el periodo de ajuste y curva de aprendizaje
Después de iniciar la operación con tu nuevo sistema ERP, vendrá un periodo de ajuste y curva de aprendizaje que dependiendo de la empresa puede durar de 3 a 5 meses, pasado este periodo los usuarios ya estarán en condiciones de explotar mejor la información y habrán confirmado que el ERP les puede ayudar a eficientar su forma de trabajar.
Es importante que durante este periodo, te encuentres muy atento ya que normalmente, durante esta etapa se detectan necesidades como: la necesidad de nuevos informes, nuevos controles como alertas y autorizaciones e incluso, pueden idearse nuevas formas de operar.
Auditando prácticas y procesos cada cierto tiempo
Otra forma de llevar a cabo el mantenimiento de tu software ERP es auditando prácticas y procesos como mínimo, cada seis meses.
Estas prácticas auditadas pueden ser apoyadas por tu proveedor ERP pero lo ideal, es que se definan responsables dentro de la empresa para realizar esta tarea.
Realizando un análisis de utilización y aprovechamiento
También, es importante solicitar a tu proveedor como mínimo una vez al año o cada vez que se actualice el sistema un análisis de utilización y aprovechamiento del software ERP.
Si tu empresa integra nuevos elementos a la organización, seguramente van a ser requeridos nuevos usuarios dentro del sistema. Bastará con adquirir una nueva licencia para integrarla dentro del flujo de trabajo.
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Capacitando a todos los usuarios de forma constante
Otra forma de mantener un programa ERP eficiente es capacitando a los usuarios. Lo ideal es que tu empresa cuente con un equipo preparado y calificado para realizar estas capacitaciones; sin embargo, también es válido contar con el apoyo de tu proveedor.
Crea en tu empresa un equipo con colaboradores dispuestos y capacitados para llevar a cabo estas jornadas de aprendizaje. Esto es muy importante, los software ERP siempre traen nuevas actualizaciones y funcionalidades que los colaboradores deben aprender a utilizar para aprovechar al máximo la inversión así que por eso, deben enfocarse esfuerzos para que su conocimiento siempre sea actualizado y oportuno.
>> Capacitación: Clave para el éxito de tu proyecto ERP
Creando un equipo interno de sistemas
Es de especial importancia que tu equipo de sistemas, si es que cuentas con uno, se encuentre altamente capacitado ya que esto le dará a tu empresa un alto grado de independencia del proveedor; tus colaboradores no tendrán que acudir al proveedor para resolver dudas de primer nivel y realizar los reportes, ya que podrán resolverlo directamente con el equipo interno.
Como ya mencionamos, las empresas cambian constantemente por lo que no sería raro que la tuya desarrollara nuevas formas de planificarse, nuevos productos, etc. Estas nuevas formas de operar deben ser incluidas en el ERP para así, lograr la integración de todos los procesos y evitar que comiencen a llevarse a cabo procesos fuera de línea o en aplicaciones independientes.
También se presentan las nuevas necesidades o cambios en los requerimientos legales; por ejemplo, en México la facturación y contabilidad electrónica o bien, por los clientes o proveedores como por ejemplo el intercambio electrónico de los documentos.
Finalmente, la parte más cambiante de las empresas es la información que necesitan para tomar las decisiones adecuadas en el momento adecuado, por lo que el desarrollo de informes y la implementación de una herramienta de inteligencia de negocios es algo que a corto plazo estarán considerando.
Toma en cuenta estos consejos para mantener tu software ERP en buenas condiciones y lograr que los usuarios puedan aprovecharlo al máximo.
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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México
