Finalmente has decidido llevar a cabo un proyecto de software ERP en tu empresa, implementar esta valiosa herramienta que seguramente traerá múltiples beneficios para tu organización. Probablemente tú y un equipo cercano de colaboradores han pasado por un largo proceso de conocimiento y evaluación de diversas opciones de sistemas ERP para finalmente elegir una opción. Posiblemente durante ese tiempo has conocido mucho más sobre el tema, sobre todo lo que conlleva el proceso de implementación y por supuesto, sobre las ventajas que un software de este tipo le brindará a tu empresa.

Sin embargo, en un proyecto de implementación de software ERP se involucra más personal del que participó durante el proceso de selección de la herramienta. Así también, una vez que el sistema ha sido instalado prácticamente toda la organización se verá involucrada con el uso del software.

La transición en el uso de otras herramientas por un software ERP es un proceso que, en caso de no ser llevado de manera adecuada, puede provocar diversas problemáticas que pueden afectar no sólo a tus empleados, sino también la operación de tu empresa. Por lo anterior, es muy importante que con suficiente anticipación puedas ir preparando a tus empleados para que la adopción del sistema pueda realizarse con mayor agilidad y facilidad.

Consejos para preparar a tus empleados para el nuevo ERP

En Corponet nos interesa proporcionarte información que pueda ser útil para el crecimiento y mejor gestión de tu empresa, por lo que a continuación te compartimos algunas recomendaciones importantes que seguramente te serán de ayuda para que puedas disponer adecuadamente a todo tu personal en el uso del nuevo ERP:

Informa de manera oficial sobre el proyecto ERP

Realiza una presentación formal del proyecto de implementación del sistema ERP con todos los colaboradores de tu empresa. Esto ayudará a que la noticia no les tome por sorpresa más adelante y es una buena oportunidad para que comiencen a mostrar algunas inquietudes que puedan tener con respecto al tema.

Comunica los beneficios que proporciona la herramienta

Es muy importante que desde antes de la liberación del proyecto ERP comuniques a tus colaboradores los beneficios que recibirán con el uso de esta herramienta. No sólo mencionar las bondades en general que proporciona este sistema, sino que es una buena idea explicar de una manera más detallada y por departamento cuáles son las mejoras que podrán tener en sus respectivas áreas gracias al uso del ERP. De esta forma será más sencillo para los empleados poder visualizar la nueva forma en la que realizarán sus funciones en el día a día.

Involucra a tu personal en el proceso

Si bien implantar un software ERP puede ser una decisión de dirección general en la que participen unas cuantas personas, tanto el proceso de implantación como el uso de la herramienta deberá involucrar a todas las áreas de la empresa. Ya que en su momento cada responsable de área deberá participar en el análisis de los procesos de negocio para proporcionar una lista de requerimientos y funcionalidades del sistema para su departamento.

Pregunta a tus colaboradores qué necesitan del ERP

Como se mencionaba en el punto anterior, la participación de los responsables de cada área es necesaria e importante. Sin embargo, también es una buena sugerencia que cada encargado de área se acerque con su equipo de trabajo para poder involucrarlos en el proceso. Es de gran utilidad preguntarles cómo realizan actualmente su trabajo, qué necesitan de un software ERP y cómo creen que podrían mejorar sus funciones con el apoyo de este sistema. Esta actividad podrá brindarle al responsable del departamento una visión más amplia sobre el alcance que debe tener el software ERP.

Informa sobre el plan de capacitación

Uno de los mayores temores que pueden demostrar los empleados ante la noticia de un proyecto ERP, es no saber utilizar adecuadamente la herramienta y perder productividad en sus funciones. La solución para esto es el conocimiento del software ERP. Probablemente el equipo interno de implantación y tú ya tengan contemplado llevar a cabo las capacitaciones respectivas a cada uno de los departamentos. Sin embargo, es muy recomendable que puedas informarles con anticipación sobre el plan de capacitación que cada colaborador podrá realizar y los temas que se cubrirán durante éste, de manera que se disperse cualquier preocupación al respecto.

Incluye días de práctica en el uso del software

Una vez concluido el periodo de capacitación es de gran ayuda dedicar algunos días para realizar prácticas en el uso del software ERP. De esta forma tus empleados podrán familiarizarse aún más con están nueva herramienta y comenzar a adquirir mayor experiencia. Es muy probable que durante esta etapa surjan diversas dudas al estar operando el sistema, por lo que es un buen momento para resolverlas con ayuda del consultor especializado en ERP.

Aplicar estos consejos durante el proyecto del software ERP ayudará a que la transición hacia el uso de la herramienta se realice con mayor facilidad y aceptación. Asimismo, pueden reducir en gran medida la resistencia al cambio, situación que es común que se presente en este tipo de procesos y que de no manejarse correctamente puede afectar tanto a tus colaboradores como a tu empresa.

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Julio Castro | Director General CorpoNet