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¿Qué es el Discovery?

El Discovery es un proceso donde tú o tu empresa se posicionan como el posible comprador de una Solución Empresarial y determinan las bases para poder llevar a cabo la evaluación de dicha Solución para acoplarse mejor a tus necesidades, así como la viabilidad y estado actual de su posible adquisición.

Así mismo te permitirá hacer un primer filtro para evaluar a tus posibles proveedores, este proceso te permite determinar si ellos cuentan con un ERP o Sistema Administrativo Integral capaz de resolver la mayor parte de tus necesidades. Es un proceso continuo que generalmente comienza desde antes de la primer llamada o reunión con los posibles proveedores.

El Discovery es el primer paso a seguir cuando se inicia un proceso de evaluación de soluciones o sistemas empresariales. Sin embargo en ocasiones no se le presta la importancia adecuada a esta etapa que te permitirá a ti como evaluador el realizar los filtros correspondientes para aceptar o descartar a un posible proveedor y posteriormente poder tomar la mejor decisión.

A continuación te comparto 4 recomendaciones que no debes dejar pasar al momento de realizar tu Discovery:

Investiga al proveedor y a su solución.

Antes de llamar a cualquier proveedor de Soluciones Empresariales ERPs, dedica un tiempo a realizar una investigación previa de este proveedor y su solución. Revisa su página web y la información sobre ellos que puedas encontrar en cualquier otro sitio en la red donde puedas encontrar información de su solución.

Así mismo asegúrate de entender las diferencias existentes entre las soluciones administrativas que a pesar de manejar nombres similares, son soluciones muy distintas. Entre las dos alternativas más comunes encontrarás los ERPs y los Sistemas Administrativos modulares.

La primera está enfocada a automatizar e integrar el 100% de los procesos administrativos y operativos de tu empresa, cuyos beneficios son una alta productividad, controles e información para toma de decisiones; y la segunda se enfoca en el registro de transacciones de diferentes módulos o áreas de la empresa que funcionan de manera independiente de los demás.

Haz una lista de tus necesidades primordiales así como las de los demás involucrados.

En cualquier proceso de evaluación de software, existen varias personas que estarán involucradas en el proceso de evaluación. Si tú eres la persona encargada de recabar la información de los diferentes proveedores, debes considerar las necesidades de los diferentes departamentos involucrados y no necesariamente sólo los requerimientos de tu área.

Normalmente el principal beneficiado de esta solución es la alta dirección, por lo que es determinante su participación en el proceso de selección para el éxito de la evaluación e implementación de la solución.

Estos son algunos de los puestos que deben intervenir en el proceso de evaluación, y cada uno de ellos tiene sus propios roles y necesidades para la solución empresarial.

- Dirección General

- Gerente/Director de Finanzas/Administración

- Gerente de Sistemas

- Gerente/Director de Operaciones

- Gerente/Director Comercial

Es importante también que identifiques cuál será tu rol y el de los demás en el proceso de toma de decisiones, es decir, quién es el tomador de decisión final, quién va asignar los recursos económicos, quién o quiénes son los influenciadores principales en el proceso, quiénes pudieran ser bloqueadores en el proceso, y finalmente el valor que está solución les estaría generando a cada uno de ellos.

Recuerda, el encargado principal de realizar la evaluación de la solución se debe de convertir en el principal promotor interno de la misma.

Conoce los procesos de venta de cada proveedor.

Es muy importante para tu empresa que cada uno de los proveedores a evaluar puedan identificar a detalle cada una de tus necesidades, la forma más rápida para conocer el nivel de involucramiento que tendrán los proveedores contigo es conociendo su proceso comercial, así que si no te lo comparten, pregúntalo.

Un buen proceso comercial debe de incluir:

- Una demostración en vivo de la solución.

- Una primer cotización parcial.

- Un análisis de tus procesos actuales.

- Una presentación de la propuesta de valor con la alta dirección que incluya el alcance completo y cotización final.

- Finalmente, la firma del proyecto.

El resultado: No más de 4 soluciones/proveedores a evaluar.

Según Mark Canes en su artículo “El peligro de Evaluar a Demasiados Proveedores de Software”, evaluar a más de 4 proveedores de software puede convertirse en una pérdida de recursos, empleados agobiados y una mala decisión, principalmente porque se vuelve difícil distinguir entre proveedores y sus productos y retrasar significativamente la toma de decisiones.

Por último, es recomendable que durante este proceso de Discovery determines de manera conjunta con la alta dirección la fecha en la que les gustaría hacer la adquisición de la solución, cuándo empezar la implementación, y cuándo debería estar funcionando al 100%. También es importante empezar a hablar del posible presupuesto que se asignaría, así como la forma en la que se pretende contratar la solución, es decir, en compra, renta, financiamiento, etc.

Seguir las 4 recomendaciones anteriores descritas les permitirá a ti y a tu empresa tener un mejor entendimiento del mercado de soluciones existente, escoger a los proveedores que más se ajustan a sus necesidades para evaluarlos y ser capaces de tomar decisiones mejor informadas que al final se traducirán en resultados tangibles en su negocio.

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