¿Está tu negocio preparado para aplicar controles que protejan su crecimiento y evolución? El control es para un negocio una de las cuatro funciones principales, junto con la planificación, organización y liderazgo. El control en una empresa u organización, involucra los procesos y procedimientos que regulan, guían y protegen al negocio en general.

Un tipo de control en una empresa muy común es definir políticas financieras, que aunque no se comuniquen a todos los empleados, existen y se respetan al momento de tomar las decisiones.  Por ejemplo, los controles financieros pueden limitar la autoridad para disponer de dinero en efectivo, emitir cheques o usar las tarjetas de crédito del negocio. Este tipo de políticas ayudan a evitar los fraudes y errores, así como de monitorear si se están cumpliendo los objetivos del negocio, si se está respetando el presupuesto anual, etc.

En este post platicaremos un poco los beneficios y desventajas de un correcto control en tu empresa y por supuesto, te enseñamos cómo empezar a aplicarlo.

¿Qué es el control en empresa?

El control en un pequeño o mediano negocio consiste básicamente en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como objetivo principal señalar las debilidades y errores a fin de rectificarlos e impedir que se produzcan nuevamente.

Si tu negocio aún se encuentra en etapa de evolución, es importante aplicar controles, aún cuando cuentes con planes de crecimiento muy prometedores, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente.

Sin un plan de control de empresa, no podrás verificar la situación real del negocio mientras que los controles pueden ayudar a cerciorarse e informar si lo ejecutado va de acuerdo con los objetivos.

¿Cómo empezar a aplicar un correcto control en empresa?

Para empezar a aplicar un correcto control en tu empresa es necesario desarrollar reglas, procedimientos u otros protocolos para dirigir el trabajo de los empleados y los procesos, esta es una función importante porque ayuda a identificar los posibles errores y desviaciones de los estándares para que se puedan tomar acciones correctivas y lograr los objetivos.

Recuerda que el propósito del control organizacional es asegurar que una función específica se realice de acuerdo con los estándares establecidos.

Aquí hay cuatro pasos de acción simples para que empieces automáticamente a aplicar controles efectivos en tu negocio

1.     Elimina o modifica aquellos controles que son inútiles para tu negocio

Algunos ejemplos de controles comerciales derrochadores podrían ser exigir al gerente o propietario del negocio que apruebe todas las decisiones de compra sin importar la cantidad, exigir al personal que genere informes que no creen valor para el negocio ni influyan en las decisiones del equipo de gestión, no permitir que los empleados de primera línea tomen decisiones simples, etc.

Evalúa cuáles son aquellos controles que resultan inútiles junto con como puedes eliminarlos o mejorarlos.

2. Revisa tus controles financieros y apóyate en un experto capacitado para que ayude a actualizarlos fácilmente

Por lo general, las finanzas son un área del negocio en las que deberían aumentar los controles que se tienen.

3. Construye un tablero de puntuación que sea reconocido por todos

Los mejores controles no son aquellos que están ahí para “atrapar” a un empleado cuando hace algo mal, sino aquellos que brindan a los colaboradores una retroalimentación directa, oportuna y útil de lo que se hace y cómo pueden hacer las cosas de una forma más efectiva.

Así que otra forma de empezar a aplicar controles correctos es ofrecer a los colaboradores “pilares” del negocio, un tablero con puntuaciones claras sobre cómo deben hacerse las cosas.

Un cuadro de mando visual ayudará a las personas que realizan el trabajo a medir su desempeño y brindará a la administración una herramienta para garantizar que el negocio funcione de manera óptima.

4. Observa cuál de sus sistemas actuales usa realmente su equipo y reformatea, rediseña o elimina los que no usa

Recuerde, un control comercial es una parte de un sistema comercial, y un sistema en el formato incorrecto no tiene valor para tu negocio, incluso si técnicamente podría funcionar.

Observa el comportamiento de las tecnologías actuales, si es un sistema significativo y técnicamente preciso, pero no se está utilizando, modifica el formato del sistema o el sistema en sí para que sea más fácil de usar y sus beneficios sean realmente relevantes para el negocio.

Beneficios del control organizacional en un negocio

El control organizacional tiene muchos beneficios variados, que incluyen una mejor comunicación, estabilidad financiera, mayor productividad y eficiencia, ayuda en el cumplimiento de las metas anuales, mejora de la moral, cumplimiento legal, control de calidad mejorado y prevención de fraude y errores.

Además, los controles ayudan a definir mejor los objetivos de cualquier pequeño o mediano negocio para que los colaboradores y los recursos se concentren en ellos, protegen contra el mal uso de los recursos y facilitan las medidas correctivas. Adicionalmente, tener buenos registros significa que la administración comprenderá mejor lo que sucedió en el pasado y donde el cambio puede ser efectivo.

En definitiva, todos los negocios necesitan controles. Incluso aquellos más pequeños en los que solo el propietario mantiene un registro de las finanzas. Además, cuando se lleva a cabo un control la moral de los empleados y la productividad puede ser más alta al ver que los líderes están prestando atención y saben lo que están haciendo. Mejores controles pueden significar más libertad y responsabilidad para los empleados.

Por otro lado, es importante tomar en cuenta que incluso el control más simple puede suponer un gasto adicional para el negocio. Algunos sistemas pueden ser más costosos, por lo que la administración debe sopesar el costo y el beneficio de cada control. Por ejemplo, las entidades bancarias gastan millones en controles, pero a largo plazo merece la pena, porque manejan miles de millones y sus ganancias todavía son de miles de millones.

Otra perspectiva que demuestra una parte no tan positiva del control, es que una mentalidad de control excesiva puede generar personal y costos insostenibles para algunos negocios. Por ejemplo, los sistemas necesitan una actualización continua a medida que cambia la organización que si no se mantienen, los controles pueden volverse ineficaces.

Además, los controles pueden convertirse en un punto ciego para la gestión. La dependencia excesiva de los controles puede llevar a relajar la supervisión y permitir la manipulación de cuentas y activos.

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 Julio Castro - Director General | Corponet SAP Business One Monterrey