¿Por qué es tan importante la gestión de proyectos? Esta es una pregunta interesante que los líderes hacen con frecuencia. Los líderes de pequeños y medianos negocios se preguntan si realmente necesitan gestionar proyectos porque en el papel parece un impuesto y gastos generales innecesarios. Entonces, ¿realmente es indispensable gestionar proyectos cuando es posible simplemente informar al equipo que está haciendo el trabajo? Sería mucho más barato.

Foto de Jo Szczepanska

La verdad es que ejecutar proyectos sin una buena gestión es una economía falsa. A menudo se piensa que es una carga innecesaria para el presupuesto, y no hay duda de que puede ser costoso, ¿Pero pueden permitirse las empresas no tener gestión de proyectos?

Una excelente gerencia de proyectos significa mucho más que mantener el control, entregar a tiempo y cumplir con el presupuesto. La gestión de proyectos en las pequeñas y medianas empresas crea una visión para el éxito y pone a todos en la misma página para mantenerse en el camino. Cuando los proyectos se administran correctamente, hay un impacto positivo que va más allá de la entrega de "las cosas".

Por eso, hemos preparado este post en el que te enseñamos qué es la gestión de proyectos, sus beneficios y principales metodologías.

¿Qué es la gestión de proyectos?

Un proyecto es básicamente un esfuerzo temporal que tiene definido un alcance en concreto, recursos, tiempo y dinero. La gestión de proyectos supervisa la planificación, organización e implementación de un proyecto.

Si bien cada proyecto es único y puede necesitar soluciones específicas para tener éxito, los líderes de negocios deben de contar con algunas plantillas y herramientas básicas de administración de proyectos que pueden ayudarlo a administrar sus proyectos eficientemente.

El objetivo principal de la gestión de proyectos es alcanzar metas y objetivos específicos y para lograrlo, es importante que estos sean lo más claros posibles. Por ejemplo, algo tan general como “mejorar la satisfacción de los clientes” es poco probable que sea medible. Un mejor objetivo sería, por ejemplo: “Reducir las quejas de los clientes en un 30% durante el segundo trimestre del 2019”

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¿Cuáles son las ventajas de la gestión de proyectos para tu empresa?

La gestión de proyectos en las pequeñas y medianas empresas pueden ofrecer muchas ventajas. Entre los beneficios más importantes tenemos los siguientes:

• Cuando se lleva a cabo la gestión de proyectos las posibilidades de lograr el resultado deseado aumentan.
• Ayudan a obtener una nueva perspectiva sobre el proyecto y como este se ajusta a la estrategia empresarial de tu empresa.
• Permite priorizar los recursos de tu negocio y asegura su uso eficiente.
• Fomenta las comunicaciones entre colaboradores, proveedores y clientes.
• Es una buena forma de mejorar la productividad y la calidad del trabajo de todos los empleados.
• Permite controlar el tiempo, los costos y recursos.
• La gestión de proyectos ayuda a los líderes a mitigar los riesgos de un proyecto fallido.
• Permite satisfacer las diversas necesidades de los grupos de interés del proyecto.
• Es una vía para mejorar la satisfacción del cliente, obtener una ventaja competitiva y aumentar la rentabilidad.

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Principios básicos de la gestión de proyectos

Tal como mencionamos anteriormente, cada proyecto es único a su manera, pero hay ciertos principios básicos que se aplican en la mayoría. Estos son:

• Objetivos del proyecto

Los objetivos de un proyecto pueden expresarse según lo que se pretenda lograr. Por ejemplo, un objetivo puede enfocarse en salidas, resultados, beneficios u objetivos estratégicos.

Una vez que un proyecto cumple sus objetivos significa que ha llegado a su fin. Por lo tanto, es fundamental que cualquier proyecto tenga objetivos y metas bien definidos, sean medibles y por supuesto, alcanzables.

• Limitaciones del proyecto

Una limitación o restricción del proyecto es cualquier factor que pueda afectar o limitar la entrega del proyecto. Las limitaciones más importantes son: costos, alcance y horario.

Sin embargo, en algunas empresas pueden presentarse limitaciones de calidad, recursos o riesgos.

• Ciclo de vida del proyecto

Los proyectos tienen un punto de inicio y final definitivo dentro del cual debe cumplir sus objetivos. Esto se conoce como el ciclo de vida del proyecto. Si bien esto generalmente se define por una fecha de inicio y finalización, el ciclo de vida de un proyecto también se puede definir por un recurso finito disponible para el proyecto, como dinero o una cantidad fija de tiempo del personal.

Tomar en cuenta estos principios básicos te ayudarán a contar con una base sólida, usar herramientas y recursos de manera eficiente y aumentar las probabilidades de éxito.

Ahora que hemos dejado claro lo que es la gestión de proyectos y los beneficios que tiene para tu negocio vamos a la parte más importante: las tres metodologías más utilizadas para gestionar proyectos.

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Las tres metodologías que necesitas saber para gestionar proyectos en tu negocio

1. El Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es una metodología que lleva utilizándose durante unas siete décadas para gestionar proyectos. Se ha convertido en una de las más famosas debido a su estructura simple y planteamiento manejable ideal para aquellos líderes que están iniciando en la dirección de proyectos.

El diagrama de Gantt se compone de dos ejes que recogen las tareas y actividades del proyecto asociados a un cronograma. En este eje también hay un espacio para marcar las distintas fases que forman el proyecto y para resaltar los eventos o acontecimientos que puedan ocurrir.

Las principales dificultades de esta metodología son el establecimiento de prioridades y la detección de dependencias entre actividades. Por ello, no es un método recomendado para proyectos sujetos a muchos cambios ni para aquellos proyectos que se basan en un planteamiento demasiado sencillo, ya que su incorporación podría complicar innecesariamente la gestión.

2. Metodología Pert/CPM

La metodología Pert es una técnica que consiste en determinar las actividades en que se desglosa el proyecto, sus dependencias y su duración para aplicar una función probabilística que ayude a calcular el tiempo total de ejecución en base a una perspectiva optimista, pesimista o normal que, combinadas permiten determinar el tiempo estimado para cada actividad.

Con estos datos, se puede diseñar una malla compuesta por nodos que determinan la ruta crítica y su desviación estándar, así como la varianza para cada actividad.

Por otro lado tenemos el CPM, o también conocido como el Camino de la Ruta Crítica. Este muestra la trayectoria óptima de un proyecto y sus actividades. Es ideal para simplificar la gestión de un proyecto, sin embargo, basarse sólo en esta herramienta resulta arriesgado ya que no contempla la incertidumbre.

3. Método de la Cadena Crítica

A pesar de ser una de las metodologías más jóvenes en la gerencia de proyectos, es una de las más aplaudidas por sus excelentes resultados. Está especialmente indicada para aquellos proyectos que son complejos por su cualidad para simplificar el seguimiento y el control a ejercer.

Es una metodología que facilita el establecimiento de prioridades y la toma de decisiones ya que reduce los plazos estimados para la consecución de actividades y establece amortiguadores de tiempo que se sitúan en puntos estratégicos.

 La forma de controlar el desarrollo del proyecto se reduce a monitorizar la velocidad de consumo de los buffers y tomar las acciones necesarias cuando convenga.

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Julio Castro - Director General | Corponet SAP Business One Monterrey