Al decidir llevar a cabo la implementación de un ERP es importante que tomes en cuenta que esto implica todo un proyecto que involucra a toda la organización en cuanto a tiempo y recursos, por lo tanto es fundamental que se le dé la prioridad debida y que consideres desde el inicio que se requiere de la asignación de un equipo humano que participe de lleno durante todas las actividades que conforman la implementación de un ERP. Toma en cuenta que en esta fase es crítica la definición de roles, perfiles y responsabilidades de los miembros del equipo.

Como hemos comentado en artículos anteriores, el factor humano es clave para el éxito del proyecto de implementación de un sistema de gestión, visto desde la etapa de selección hasta el aprovechamiento que se le da a la herramienta para beneficio de la empresa.  Por lo tanto, en el momento que se debe de conformar el equipo interno hay que hacerlo de manera cuidadosa y planeada para evitar demoras en el proyecto debido a cambios o rotación de personal, resistencia al cambio, falta de liderazgo o incluso de conocimientos.

Seleccionar el equipo interno de implementación ERP

Al conformar el equipo de implementación con tus colaboradores que estarán trabajando en conjunto con el proveedor seleccionado es crucial que éste sea de alto desempeño y productividad, ya que es lo que determinará en gran medida el éxito del proyecto. Puedes lograr esta meta considerando una estructura correcta, es decir tener a las personas indicadas realizando las tareas adecuadas.

Toma en cuenta estos consejos al momento de seleccionar al personal que va a conformar el equipo.

• Selecciona a las personas idóneas de acuerdo a sus competencias y conocimientos, es fundamental que te asegures que las responsabilidades asignadas a cada uno de los miembros del equipo van de acuerdo a sus habilidades, conocimientos y área de experiencia. Evita dar el cargo a una persona solamente por cuestiones de organigrama o títulos. 

• Brinda autonomía y poder de decisión a tus líderes. Al empoderarlos los ayudarás a tomar el reto de manera más formal y sabiendo que la responsabilidad es suya. Procura que tengan sus objetivos claros y conozcan las tareas que deben llevar a cabo, así como el nivel de autoridad que tienen. 

• Cuida el nivel de comunicación en todos los niveles. Es importante que todos los miembros del equipo estén enterados de los datos importantes y que estén en sintonía realizando esfuerzos de manera alineada. Fomenta la comunicación constante y revisiones por etapa del proyecto. 

El equipo interno de implementación de un ERP

Como parte fundamental del proyecto de implementación de un ERP como en el caso de SAP Business One te recomendamos que antes de iniciarlo designes a un líder de proyecto quien tendrá la tarea de organizar y de ejercer liderazgo sobre el resto de los miembros del equipo. De igual manera va a ser el canal de comunicación entre los directivos, el equipo y el consultor que está realizando la implementación.

Una tarea importante del líder del proyecto también es estar monitoreando los avances y conservar la documentación de cada fase del proyecto para asegurarse de que va todo en orden y conforme a la planeación. Recuerda que un proceso de implementación se compone de distintas etapas que deben llevarse a cabo de manera sistémica y ordenada.

En general, como ejemplo podemos comentarte que requerirás estos perfiles en tu equipo interno de implementación.

Líder  o gerente de proyecto

Como lo mencionamos anteriormente es una pieza clave del proyecto y es quien en conjunto con la alta dirección se encarga de la planificación del proyecto, coordinar las actividades y a los recursos humanos. Para ocupar este puesto es importante que la persona tenga competencias de liderazgo y que pueda tener una visión integral del proyecto como un todo.

En algunas empresas se elige que esta persona sea un consultor externo, esto puede resultar positivo si la persona tiene la experiencia en la gestión de proyectos y metodología de esta naturaleza; sin embargo, contar con una persona interna de la organización como líder favorece al tener el conocimiento de la empresa, los procesos y de las personas que laboran ahí.

Líderes de cada área

Es importante que consideres incluir al menos a un líder de cada una de las áreas de la empresa ya que su visión será de mucha ayuda sobre todo al momento de realizar el análisis de procesos para buscar la optimización. Además, como responsables de los departamentos su participación es clave para la adopción de la nueva tecnología y los cambios que esto conlleva, esto con el fin de buscar minimizar la resistencia al cambio de parte del personal.

Administrador del sistema

En algunas ocasiones este puesto puede ser ocupado por el mismo líder del proyecto; sin embargo, puede ser que no sea así. El perfil de la persona en esta posición normalmente está relacionado al área de sistemas, es quien deberá estar al pendiente del funcionamiento del software y de buscar la mejora continua tanto en la operación como en el aprovechamiento del mismo.

En un proyecto de esta naturaleza es crucial que exista una estrecha colaboración entre el personal asignado de la empresa y el consultor de la empresa que realizará la implementación, que se procure comunicación constante y se definan de manera clara los alcances del proyecto y se dé seguimiento puntual a cada una de las etapas y entregables para maximizar las posibilidades de tener un proyecto exitoso.

Elige al equipo adecuado que tenga la actitud correcta y las competencias necesarias, bríndales la capacidad de tomar decisiones y de ejercer liderazgo para que tu proyecto ERP se lleve a cabo de la manera más cómoda para la empresa y el personal.

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 Julio Castro | Director General CorpoNet