Una encuesta reciente realizada por Geckoboard descubrió que casi la mitad de los dueños de pequeños y medianos negocios no han sabido identificar ningún KPI. La misma encuesta descubrió que las empresas que sí revisan sus KPI regularmente tienen el doble de probabilidades de alcanzar sus objetivos. Y tú, ¿en qué equipo juegas?

Una de las grandes características de los sistemas ERP es la capacidad de producir paneles de control, informes, gráficos y otras pantallas de información relevante exactamente en el formato deseado o según lo programado. Los KPI o los indicadores clave de rendimiento son uno de esos resultados.

Los KPI son las pocas estadísticas que muestran la salud de los procesos de tu negocio en tiempo real. También pueden mostrar el progreso hacia los objetivos de la organización. En definitiva, los KPI’s son para tu negocio como un médico que controla su pulso.

En este post platicaremos un poco sobre las razones por las que tu negocio debería poner el ojo en los KPI’s y cómo un sistema como SAP ERP puede ayudar.

¿Por qué tu Pyme necesita medir su desempeño con ayuda de los KPI’s?

Sabemos que todo negocio con deseos de mejorar sus procesos, crecer y tener éxito en su industria debe tener clara su estrategia y objetivos para saber hacia dónde va. Los indicadores o KPI’s ayudan a los líderes a medir justamente todo esto.

Los KPI’s permiten controlar la eficiencia de la estrategia del negocio así como también, la evolución del rendimiento. A través del uso de estos indicadores es posible conocer en tiempo real:

¿En dónde está tu negocio? ¿Cuál es su desempeño real?

¿Dónde quiere estar el negocio?

¿Cuáles son las brechas entre el desempeño real y el objetivo? ¿Cómo cerrarlas?

Los KPI son una especie de sistema de advertencia temprana para las Pymes. Cuando no se alcanzan los objetivos, los KPI’s funcionan como una luz roja de advertencia.

Para crear los KPI’s es necesario que primero se tengan definidas las metas y objetivos ya que estos deben ser comparables con la meta seguida. Además, es importante también seleccionar las personas clave o colaboradores que harán uso de los KPI’s así como también, las herramientas a utilizar para el respectivo monitoreo.

Algunos ejemplos de indicadores o KPI’s por área podrían ser:

• Producción: cumplimiento de la producción, eficiencia de procesos, mermas, etc.
• Calidad: porcentajes de defectos, fallas en los equipos, porcentaje de devoluciones de productos, etc.
• Logística: rotación del inventario, cumplimiento de entrega, tiempos de reposición de inventario, etc.
• Finanzas: rentabilidad, capacidad de endeudamiento, ingresos, etc.
• Ventas: cumplimiento de presupuesto, cartera de clientes activa, cumplimiento de cada vendedor.

Cuando un negocio tiene claro cuáles son los KPI’s que le permiten mirar de cerca el cumplimiento de sus objetivos y metas y por supuesto, hace uso de estas métricas en su día a día, obtiene beneficios como:

• Simplifica los procesos de negocio.
• Potencia el uso de las tecnologías disponibles y las mejores prácticas para mejorar y crecer cada día.
• Es más eficiente en cuanto al tiempo que dedica a amplificar el negocio, los colaboradores ya no pierden tiempo mirando métricas que no aportan nada significativo para el negocio y en consecuencia, el negocio se vuelve más productivo.
• Se elimina la entrada de datos duplicados y se reduce el margen de error en los mismos.
  
• Cuando los negocio hacen uso de los KPI’s desarrollan capacidades para relacionarse mejor con sus clientes al actual con anticipación a sus necesidades.
• Disminuye el costo de los procesos y llega más rápido el ROI.

¿Cómo puede ayudar un software ERP a controlar los KPI’s en tu negocio?

Cuando se cuenta con un programa ERP como SAP Business One® es posible aprovechar el poder de las métricas para medir la eficiencia operativa de las distintas áreas de la empresa. Los KPI’s en un ERP SAP ayudan a tomar lectura de los resultados obtenidos en la operación y compararlos con los resultados esperados, de esta forma los líderes o responsables de cada área tienen la posibilidad de reaccionar generando cambios en cuanto a tiempos proyectados e incrementando el beneficio al mejorar la eficiencia de las operaciones, la producción y los procesos comerciales.

Los sistemas ERP pueden ayudar a los encargados de negocios a mirar con lupa las métricas en tiempo real, concentrando toda la información en una misma plataforma con vistas optimizadas para el control de aspectos como: el incremento de volúmenes de compra, la gestión financiera, los costos, el aumento de las ventas, etc.

¿Qué tan seguido debería tu negocio monitorear los KPI’s?

Tan seguido como sea posible. Los KPI’s son datos que deben mirarse todos los días, crea una especie de tablero con tus encargados o colaboradores en el que pueda recolectarse todas estas métricas en un mismo lugar y así poder monitorearla diariamente en tiempo real.

¡No existe herramienta más potente para un directivo que los KPI´s! Si sientes que tu empresa se encuentra experimentando un crecimiento acelerado pero aún no logra desarrollar estrategias que le permitan dar un paso adelante y resaltar en su industria, puede que sea tiempo de adquirir un software ERP como SAP Business One®.

SAP Business One® es una herramienta sencilla pero poderosa, diseñada especialmente para empresas en vías de crecimiento. Puede ayudarte a mejorar los procesos de tu negocio, maximizar la operación y así darle el impulso que necesita para operar como grande y tener éxito en el mercado. Administra de manera integral y con transparencia diversas funciones de tu empresa como finanzas, ventas, clientes, inventarios, operaciones, entre otras y obtén la información que necesitas en tiempo real para la toma de decisiones

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Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®