Si todos los empleados hicieran siempre lo mejor para el negocio, el control, y posiblemente incluso la administración en conjunto no fuese necesaria.

Pero la realidad es que a veces, los negocios tienen gente que muchas veces no está dispuesta a actuar en el mejor interés de la empresa. Por lo tanto, es necesario implementar un buen control administrativo para ayudar a alejar a la gente de acciones indeseables y dirigirlas hacia lo que es correcto con ciertos procesos como la producción, el manejo de inventario, etc.

Tabla de contenido:

¿Qué es el control administrativo para una Pyme?

¿Por qué es importante el control administrativo para un negocio?

¿Cuáles son los tipos de control administrativo?

¿Cuál es el propósito de organizar y controlar un negocio?

El control administrativo es esencial para cualquier pequeño o mediano negocio en crecimiento porque ayuda a los líderes a verificar los errores e implementar acciones correctivas, minimizando la desviación de los estándares y manteniendo la administración del proyecto por el camino correcto. Con un escenario de este tipo, es muy probable que el negocio logre sus objetivos.

En este post repasaremos un poco la importancia del control administrativo en las pequeñas y medianas empresas en crecimiento.

¿Qué es el control administrativo para una Pyme?

El control administrativo en una pequeña o mediana empresa es un proceso clave que sirve de base para la ejecución de las tareas, el objetivo de este control es garantizar que el negocio cumpla con las metas marcadas y contribuir a la supervivencia y crecimiento del mismo.

Este proceso incluye actividades como:

1. Planificación: el planteamiento de los objetivos de la organización y la sugerencia de los procedimientos para alcanzarlos.
   
   
2. Organización: se refiere al proceso de ordenar y distribuir equitativamente las tareas y recursos entre los miembros de una empresa para que puedan darle el uso correcto y cumplir con las metas marcadas.
   
   
3. Dirección: es el proceso de seguimiento y motivación de los trabajadores para que puedan realizar las actividades planificadas.
   
   
4. Control: en este proceso el responsable se asegurará de que las actividades se realicen de acuerdo con la planificación.
   
   

Es por estas razones que se puede decir que la gestión administrativa busca el uso de recursos para que la empresa logre sus objetivos.

Lo ideal, es que el responsable o los responsables del control administrativo tengan conocimientos para el correcto uso de los recursos económicos, materiales y humanos del negocio.

¿Por qué es importante el control administrativo para un negocio?

Los nuevos negocios se encuentran con nuevos retos cada día, como tener ventas rentables, mantener la calidad en sus productos, manejar el inventario, contar con el respaldo de una plantilla de trabajadores talentosa, etc. Las nuevas tecnologías ofrecen precisamente todo lo anterior. Pero lo mejor, es que no solo permiten gestionar el crecimiento del negocio, sino que pueden incluso ayudar a mantenerlo.

El control administrativo con ayuda de las tecnologías empresariales y la transformación digital es importante porque:

1. Permite crear y ejecutar conocimientos relevantes sobre la forma correcta de utilizar y optimizar los recursos que están disponibles para operar una organización.
   
   
2. Otorga efectividad al esfuerzo humano.
   
   
3. Permite el crecimiento sostenible.
   
   
4. Genera información relevante sobre la forma correcta de tratar los recursos operativos, especialmente los recursos humanos que son un elemento indispensable en cualquier organización y deben ser atendidos por su reflexión y posible migración a otras organizaciones.
   
   
5. Mide el desempeño y crea información relevante para realizar los cambios relevantes que mejoran el funcionamiento de las organizaciones.
   
   
6. Reduce los costos operativos.

¿Cuáles son los tipos de control administrativo?

Existen varios tipos de control administrativo que los gerentes pueden implementar en sus negocios. Lo ideal, es que estos controles se apliquen dependiendo de las necesidades del negocio y de la etapa de crecimiento en el que se encuentre. Veamos cuales son:

• Control preventivo

El control preventivo se realiza antes de hacer alguna acción o poner en marcha algún proyecto relevante para el negocio. La función de este tipo de control es garantizar que el proyecto en cuestión se lleve a cabo tal y como ha sido diseñado y sin correr ningún tipo de riesgo.

En este tipo de control administrativo, él o los encargados verifican la disponibilidad de todos los recursos necesarios para el proyecto tal y como: recursos económicos, talento humano, etc.

• Control recurrente

Es un tipo de control que se lleva a cabo una vez puesto en marcha el proceso o proyecto con la intención de garantizar que todo se esté desarrollando de manera correcta, supervisando todas las etapas y asegurando que la calidad o la seguridad no esté comprometida.

• Control de retroalimentación

Un tipo de control ideal para llevar a cabo una vez finalizado el proceso, proyecto o actividad. Se realiza con el fin de obtener información sobre los resultados, el desempeño del proceso y las posibles mejoras que podrían implementarse.

¿Cuál es el propósito de organizar y controlar un negocio?

La importancia de la organización empresarial y el control administrativo nunca debe pasarse por alto. Este concepto engloba la estructuración, organización e integración de los recursos y unidades organizativas de una empresa, así como el establecimiento de las atribuciones y las relaciones entre ellas.

Cuando este tipo de controles se llevan a cabo, los líderes son capaces de hacer un uso más eficiente de los recursos de la empresa para desarrollar tareas y actividades en la consecución de los objetivos. Esto también permite obtener una mejor coordinación entre las diferentes escalas de la empresa, y un mayor control sobre el trabajo del personal.

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Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®