Es posible que estés identificando señales en tu empresa que te indican que debes de considerar la adquisición de un sistema de gestión o cambiar tu sistema administrativo por un ERP, ya sea que te encuentres frustrado sobre los problemas existentes o porque estás buscando la manera de hacer crecer la empresa y tener un impacto positivo y medible sobre la productividad, toma de decisiones y procesos de tu empresa.

En Corponet, Partner SAP México, sabemos que el proceso de evaluar y comprar un ERP es una tarea que a veces puede resultar muy compleja, por eso el día de hoy te compartimos la siguiente ruta que consta de pasos básicos que te guiarán en el proceso de evaluar y adquirir un programa ERP, al seguirlos aumentarás las probabilidades de éxito de tu proyecto.

4 pasos para adquirir un sistema ERP

1. Decidir cambiar

Es probable que ya seas consciente de que un software ERP puede ser de gran beneficio para tu empresa, esa toma de conciencia es grande y es un paso fundamental, pero hasta que se tome la decisión, tu negocio va a seguir funcionando como siempre lo ha hecho, tal vez sin darte cuenta de su potencial y limitando su crecimiento.

En el mundo de los negocios, entendemos que el cambio es una constante que puede conducir un negocio hacia adelante o dejarlo varado por la evolución de su competencia, es por eso que el cambio, aunque puede parecer desalentador y costoso, siempre es un componente clave en la prosperidad de las empresas. En el largo plazo, el cambio vale la pena, descubrirás que el retorno de la inversión de un nuevo ERP supera las pérdidas sufridas debido a tus sistemas actuales o a la inexistencia de los mismos y vale la inversión que se debe hacer tanto en recursos como en tiempo.

Es momento de seguir adelante y buscar aún más, el paso siguiente es evaluar y definir las necesidades de la empresa.

2. Definir las necesidades de tu negocio

Ahora que conoces algunos de los beneficios que un ERP puede proporcionar a tu organización, es posible que surjan dudas sobre qué es lo que debes hacer para evaluar un ERP de manera correcta. Para simplificarlo podemos dividirlo en varios aspectos:

El Proyecto - ¿Qué es lo que necesitas de un nuevo sistema?

Trata de crear una lista de deseos y necesidades de todo lo que quisieras obtener de un ERP. ¿De qué manera crees que un ERP como SAP Business One, podría ayudarte a resolver las problemáticas de la empresa?, ¿cómo puede ayudarte la implementación de un ERP a tener un negocio más productivo? Piensa acerca de los procesos que no son capaces de hacer hoy o que se hacen de forma ineficiente.

Prioridades - ¿Cuáles son los principales problemas que enfrentas al día de hoy por orden de importancia?

Es probable que sepas las deficiencias de tus sistemas o estés necesitando un sistema si no lo tienes;  por ello es necesario que revises las problemáticas que te han llevado a decidir cambiar por orden de importancia y cómo están afectando a tu negocio, de esta manera cada uno de estos temas se pueden abordar con la implementación del nuevo sistema, es importante involucrar a líderes de área para saber sus impresiones y requerimientos.

Las reglas del juego - ¿Cómo debemos trabajar juntos?

La implementación del ERP involucra la colaboración de personas y procesos. Es importante que te informes acerca de lo que comprende una implementación, apóyate en tu posible proveedor quien debe contar con la experiencia necesaria. Hacerlo te permitirá tener un panorama de certidumbre y disolver todas las dudas que puedas tener tanto en las funcionalidades del software ERP como en los beneficios para tu negocio. Toma en cuenta tu entorno existente y los cambios adaptaciones que estás dispuesto a hacer sobre el mismo ya que éstos van a tener un efecto en tu empresa.

La Comunicación: ¿Qué es lo que otros tienen que decir?

Una vez que realizaste una investigación inicial y conoces más acerca de qué es un ERP y los beneficios que puedes obtener, consulta con las personas de tu equipo con las que hablaste acerca de las deficiencias de los sistemas actuales. La incorporación de todos los usuarios en el proceso de compra y la información que puedan brindarte ayuda a definir aún más claramente tus necesidades.

Video: Resistencia al cambio al implementar un ERP y cómo resolverla

3. Seleccionar el sistema correcto

Ahora que has decidido cambiar y tienes enlistadas tus  necesidades por orden de importancia, y ya que tienes toda la información que necesitas para empezar a tomar decisiones informadas sobre tu compra de un sistema ERP es momento de elegir el que más se adapte a tus necesidades. Existe una amplia oferta de soluciones que pueden satisfacer las necesidades de tu negocio, por lo que es importante que conozcas las diferencias entre ellos y sus ventajas para tu empresa. Si estás buscando un ERP enfocado a las PYMES en crecimiento te recomendamos SAP Business One.

Al momento de evaluar y elegir un ERP para tu empresa, te recomendamos lo siguiente:

• Crear una lista restringida de opciones a evaluar, asegúrate de tener en cuenta no sólo la funcionalidad de la solución, sino el soporte, la flexibilidad para crecer con tu empresa y el nivel de actualización que presenta la marca con visión en el futuro. 

• Verlo en acción, es decir obtener una demostración personalizada es la manera más sencilla de saber si el producto que estás evaluando puede satisfacer las necesidades de la empresa. Este es un buen momento para hablar con el posible proveedor acerca de los beneficios y resultados tangibles que puedes obtener con un software ERP en tu empresa y aclarar todas las dudas que pudieras tener. 

• Destinar un presupuesto y comprender el costo total. Esto incluye entre otros conceptos, la implementación, las licencias, adecuaciones especiales, los costos de renovación y mejoras, el servicio de consultoría, la formación continua de tus empleados para obtener el máximo de su solución, por nombrar algunos. Las soluciones ERP son una gran inversión y es fundamental darle la importancia debida para aprovecharlo al máximo y lograr el éxito futuro de tu organización.

 4. Elegir el socio adecuado

La elección del partner o proveedor adecuado es un paso crítico en el éxito en la adquisición de su  ERP. Es importante que te asegures que estás recibiendo la mejor implementación, que cuentan con experiencia probada y que en un futuro después de la misma contarás con soporte y asesoría de excelencia para maximizar el potencial de tu empresa debido a que cuentan con la infraestructura y el personal especializado.

La evaluación y elección de un software ERP para tu empresa puede ser un proceso sencillo y ágil si realizas una planeación adecuada y te aseguras de saber qué es lo que necesita tu empresa y tu equipo de trabajo. Apóyate en herramientas robustas y poderosas como SAP Business One, el ERP para empresas en crecimiento que te ayudará a integrar todas las áreas de tu empresa y a optimizar tus procesos para alcanzar la rentabilidad y productividad que quieres para tu negocio. 

Julio Castro - Director General | Corponet SAP Business One México