Ante los escenarios que suscitan actualmente en México y el mundo por el brote de COVID-19, pequeños y medianos empresarios están tomando medidas de aislamiento para cuidar la salud de sus colaboradores, por lo que están apoyándose en sistemas ERP como SAP Business One® para llevar el trabajo a casa y así continuar llevando sus negocios hacia delante.

SAP Business One® es un sistema ERP que desde sus inicios se ha mantenido en constante cambio, ya que cada vez más requiere de la integración de terceras herramientas y funcionalidades para mantener los negocios a flote, sobre todo en momentos tan retadores como los que estamos viviendo ahora mismo.

Por suerte, los clientes de SAP ERP pueden disfrutar de mejoras en el sistema que facilitan en gran medida el trabajo remoto. La nueva y renovada versión de SAP Business One combina el acceso a la información tradicional con la explotación analítica, mejorando la experiencia del usuario y la gestión de áreas como administración, ventas o finanzas sin importar el dispositivo de acceso (equipo tradicional, tableta o teléfono móvil).

Entre las mejoras más relevantes de SAP Business One 10 tenemos:

• Administración

La nueva versión de sistema SAP incluye notables mejoras que facilitan aún más las labores del área de administración en las pequeñas y medianas empresas como por ejemplo: las mejoras en la impresión de documentos, mejoras en documentos de referencia, ficha adjuntos de soporte en objetos adicionales, aumento en las longitudes de campo, nombre de usuario y licencia y administración de complementos, mejoras en el proceso de aprobación, autorizaciones de nivel de tabulación de datos maestros, etc.

• Gestión financiera

En esta actualización del sistema ERP SAP los colaboradores del área financiera tienen la posibilidad de navegar al detalle de la cuenta en informes financiero, este acceso directo al detalle de cada cuenta y su saldo aumenta la usabilidad y la transparencia en la gestión. Además, permite la alineación de las cuentas con el comportamiento estándar de la empresa.

Otra de las mejoras en el área de gestión financiera del sistema SAP 10 es la mejora de periodos contables y la extensión del campo “Comentarios” en asientos contables a 254 caracteres, se ha añadido una nueva casilla de selección a la ventana de los periodos financieros para definir la “Fecha de vencimiento a” por defecto al crear nuevos periodos financieros, también se pueden ordenar las columnas en el formulario, filtrar las entradas en el formulario de cada periodo y ahora, el campo “Buscar” permite hacer una búsqueda de texto.

Estas mejoras simplifican en gran medida la creación de nuevos periodos financieros en el sotfware ERP y mejora la usabilidad de la tabla de períodos financieros, especialmente útil para las empresas con gran número de períodos financieros. Además, la posibilidad de introducir información más detallada en cada asiento contable proporciona el soporte para utilizarlo como campo de referencia. Anteriormente al copiar la información del campo comentarios, el contenido se contaba al tener una longitud muy limitada de 50 caracteres.

• Ventas, compras y servicio

El informe de pedidos atrasados ahora muestra las facturas de reserva de clientes que tengan el estado pagada totalmente, pagada parcialmente y no pagada y el estado del cobro de la factura de reserva se incluye como filtro de los valores que se muestran en la tabla lo que significa que todas las facturas de reserva son visibles desde el informe de pedidos atrasados.

Esta versión también incluye las preferencias de impresión disponibles tanto para las llamadas como para los contratos y la impresión de documentos así como también, una nueva casilla de selección en la definición del formato de las direcciones que permite ocultar las líneas que estén vacías. Al seleccionar esta casilla, las direcciones de entrega y facturación en futuros documentos de marketing se mostrarán sin líneas vacías.

• Inventario y distribución

La gestión de números de serie y lotes de esta versión de SAP® incluye la posibilidad de actualizar las facturas de reserva de clientes y las solicitudes de traspaso de almacén. El código del almacén de destino y su nombre se incluyen ahora en el formulario de gestión de números de serie y lotes.

Además, a partir de ahora se puede cambiar el grupo de unidad de medida en el dato maestro de artículos.

Estas novedades del sistema ERP SAP® suponen más opciones en documentos para actualizar los números de serie y lotes e informes más completos para el análisis del negocio y mayor flexibilidad.

• Usabilidad

La nueva versión de SAP® ERP también incluye mejoras en la usabilidad del sistema, como por ejemplo, un nuevo estilo llamado “Belize Deep” inspirado en el diseño de SAP Fiori® que promete una apariencia actualizada y moderna.

También incluye un nuevo icono y opción de menú en el menú vista que permite mostrar u ocultar la barra de herramientas, lo que significa que el usuario puede ver claramente información actual sobre empresas y usuarios.

Otras mejoras de usabilidad incluidas en esta nueva versión de SAP® también podrían ser el comportamiento de formulario alineado y una nueva columna que muestra el nombre de cada usuario en las pestañas de asignación y preferencias en la ventana de Gestión de licencias y en la pestaña preferencias de usuario en la ventana de Administración de Add-ons para una mayor claridad y transparencia al identificar los usuarios.

• Web client de SAP HANA®

Una de las principales novedades que ha aportado es el lanzamiento de una primera versión de un cliente web nativo basado en la herramienta de conexión Service Layer para la versión HANA de SAP Business One (funcionalidad limitada en primera versión).

El nuevo cliente web mejora la experiencia de usuario, permitiendo su interacción con los procesos y datos en un entorno visual moderno y atractivo, controlando en una sola vista todos los aspectos claves de tu negocio.

Con la llegada de la versión 10 de SAP Business One® los colaboradores de los pequeños y medianos negocios disfrutan de una imagen mucho más moderna y actualizada a las tendencias actuales de mostrar la información de forma sencilla y directa.

A continuación se resumen la principal funcionalidad de la herramienta actualmente disponible:

• Creación, modificación e impresión de ofertas, pedidos, albaranes y facturas de ventas.
• Definición de alertas y procesos de autorización.
• Creación y actualización de los datos maestros de artículos, clientes, proveedores y leads.
• Creación de campos, tablas y objetos de usuario además de personalización de cada tabla.
• Creación de actividades y notificaciones entre usuarios.
• Búsquedas estructuradas de contenido.
• Herramienta avanzada de inteligencia de negocio o “Business Intelligence”. La plataforma de cliente web también permite mirar las analíticas, crear gráficos o analizar saltos de clientes o análisis financieros en general.

Esta es una opción ideal para aquellos negocios que comienzan a implementar el Home Office, ya que la vista está optimizada para cualquier dispositivo, tablets u ordenadores de escritorio o portátiles.

Es importante destacar que el uso del cliente web de SAP® es complementario al del cliente o aplicación tradicional de escritorio de SAP Business One® que incluye la funcionalidad completa de la solución, y no requiere de la adquisición de una licencia complementaria, con lo que cualquier usuario que disponga de una licencia estándar de SAP Business One ® (ya sea limitada o profesional) podrá acceder a la funcionalidad que tenga accesible por permisos en la web.

Esta novedad permite a los colaboradores elegir la herramienta con que desee interactuar en función de la necesidad de información que tenga en cada momento, en función de su ubicación y dependiendo del terminal desde el cual desee acceder a la base de datos.

¡Juntos somos más fuertes!

Durante estas circunstancias sin precedentes, la prioridad número uno del equipo de Corponet y SAP Business One® es ayudar a las pequeñas y medianas empresas mexicanas a seguir operando y generando ingresos al mismo tiempo que cuidan a sus empleados, familias, clientes y partners.

Desde la versión 9.2 SAP® ha liberado este acceso web para poder usar SAP Business One ® desde ubicaciones diferentes a las oficinas de tu empresa. Esto termina con muchos de los problemas que se originan con las conexiones de escritorio remoto, necesidad de altos recursos y anchos de banda para acceder por el cliente de escritorio tradicional. Esta funcionalidad de SAP® permite realizar casi todas las operaciones desde el Web Browser.

Si bien es necesario mantener una distancia física, nunca ha sido tan importante para nosotros asegurar una conexión social sólida porque las relaciones son más importantes que nunca para hacer negocios exitosos.

En Corponet estamos comprometidos en ayudarte a enfrentar este desafío global con la potencia, seguridad y las capacidades del servidor de SAP®. Así que si crees que esta funcionalidad puede ser de beneficio para tu empresa, ponte en contacto con tu Consultor Comercial para coordinar un diagnóstico sin costo y elaborarte un plan de acuerdo con tus necesidades.