Como líder de una pequeña o mediana empresa en crecimiento, seguramente estás diariamente en busca de metodologías y maneras que permitan mejorar constantemente el desempeño, sobre todo si tu negocio se encuentra durante los dos primeros años, ya que estos suelen ser los más difíciles. De hecho, las estadísticas afirman que si una Pyme sobrevive y supera los dos años iniciales, ¡Ya está del otro lado!

Pero, ¿Cómo lograr que el negocio mejore continuamente? No hay que ser adivina para aumentar la capacidad de un negocio, ni mucho menos tener trucos de magia. Por suerte, los líderes tienen a disposición metodologías ya comprobadas y ya utilizadas desde hace muchos años con las que pueden hacer de la mejora continua una filosofía de trabajo y de vida dentro de sus negocios, y cumplir con el desafío permanente de las metas establecidas para alcanzar niveles superiores de eficacia y eficiencia que logren la satisfacción de todos, en especial de los clientes.

¿Qué es exactamente la mejora continua?

La mejora continua en una Pyme es un proceso sistemático en el que se adecúa el negocio a las nuevas y cambiantes necesidades y expectativas de los clientes y de otras partes interesadas, como por ejemplo, socios o proveedores. Este proceso de mejora se lleva a cabo mediante la identificación de oportunidades, priorización y ejecución de proyectos o acciones que buscan cumplir o superar dichas necesidades.

Es importante destacar que estas metodologías actúan de forma diferente en cada negocio, el uso de una o de otra ya depende de tu intuición y elección como líder; pero todas tienen algo en común: están basadas en un enfoque científico y metodológico para resolver un problema.

Veamos algunas metodologías que pueden ayudarte a alcanzar la mejora continua en tu negocio.

Metodología 1: Ciclo PDCA

La metodología del Ciclo PDCA es una estrategia compuesta por cuatro pasos utilizada por las corporaciones que buscan mejorar su nivel de gestión a través del control eficiente de procesos y actividades internas y externas, a través de la estandarización de los datos y la reducción de las posibilidades de errores en la toma de decisiones.

Las siglas PDCA son el acrónimo de las palabras inglesas Plan, Do, Check, Act, equivalentes en español a Planificar, Hacer, Verificar, y Actuar, cada una de las etapas de este método.

Veamos una breve explicación de cada etapa de la metodología PDCA.

Etapa 1: Planificar

La planificación debe ir de acuerdo a la misión, visión y valores de la empresa, estableciendo metas y objetivos y definiendo la mejor manera para lograrlos.

Etapa 2: Hacer

Después de una estratégica y cuidada planificación, viene el momento de ponerla en práctica. “Hacer” es mucho más que intentar completar lo que se ha planeado, en esta etapa no es válido saltar etapas ni improvisar, ya que podría comprometerse todo el ciclo PDCA. Durante el “Hacer” es importante formar a todos los empleados e involucrados en el proyecto, recolectar datos y por supuesto, evaluarlos.

Etapa 3: Verificar

Identificar las posibles brechas en el proyecto y los resultados obtenidos con el fin de asegurar que el trabajo se está haciendo bien.

Etapa 4: Actuar

En la última etapa se aplican las medidas correctivas para perfeccionar el proyecto siempre y continuamente.

Metodología 2: DMAIC

La metodología DMAIC es una herramienta utilizada para la mejora de procesos y enfocada principalmente en proyectos que utilizan la metodología Seis Sigma, aunque no es exclusiva para proyectos de este tipo.

DMAIC es el acrónimo en inglés para cinco pasos: Definir, Medir, Analizar, Controlar y Mejorar (Define, Measure, Analyze, Improve y Control). Cada uno de estos pasos debe realizarse en el orden D-M-A-I-C y, si al final del ciclo el resultado esperado no se alcanza, el ciclo se debe reiniciar.

Esta metodología puede complementar al Ciclo PDCA, al ser herramientas enfocadas en la mejora continua de procesos pueden ser aplicadas en los más diversos ámbitos para la resolución de problemas y pueden repetirse hasta que se alcance la mejora deseada.

Metodología #3: Metodología 8D

También conocida como Resolución de problemas 8-D. Las 8D son las ocho disciplinas para la resolución de problemas. Por lo general, esta metodología es utilizada por aquellos líderes que buscan hacer frente a algunos problemas comunes en las empresas y consta de ocho pasos:

• D1: Formar un equipo de expertos que cubra todas las funciones.
• D2: Definir el problema
• D3: Implementar una acción provisional de contención.
• D4: Identificar la causa raíz.
• D5: Determinar acciones correctivas.
• D6: Implementar las acciones correctivas permanentes
• D7: Prevenir que vuelva a aparecer un problema similar
• D8: Reconocer los esfuerzos del equipo

Con la inversión adecuada en tecnología ERP inteligente, las pequeñas y medianas empresas pueden mejorar su capacidad para implementar metodologías como el ciclo PDCA, DMAIC y 8D para ayudar a fijar y monitorear objetivos de manera que fortalezcan su posición competitiva y aprovechar al máximo el potencial del negocio.

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Julio Castro | Director General Corponet  | SAP Business One®