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¿Qué es un sistema ERP?

Posted by Julio Castro on 30-ene-2020 12:01:42

¿Tus colaboradores pasan mucho tiempo intentando conciliar las transacciones financieras y completar el papeleo a fin de mes? ¿Los datos actuales de tu empresa no te permiten preparar informes y pronósticos de ventas? ¿El servicio al cliente de tu negocio está tambaleándose? En caso de que tus respuestas sean afirmativas, estas son señales claras y reveladoras de que necesitas instalar urgentemente un sistema ERP en tu negocio.

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Si bien, es normal que sientas dudas y temores al momento de pensar en hacer una inversión de este tipo para tu pequeño y mediano negocio, no solamente por el esfuerzo financiero que esto supone, sino también por todos los cambios que traerá para ti y tu gente.

Es por eso que en CorpoNet hemos preparado esta guía definitiva con todo lo que necesitas saber sobre un programa ERP, qué es, para qué sirve, qué es todo lo que puede hacer por tu negocio y cómo comenzar la implementación de uno.

Con toda esta información estamos seguros que podrás despejar dudas y encaminarte al éxito hoy mismo de la mano de un ERP y un partner adecuado.

 

¿Qué es un ERP?

El término ERP se refiere a Enterprise Resource Planning, que significa “sistema de planificación de recursos empresariales”. Un ERP es una tecnología orientada a registrar e integrar la mayoría de los procesos de negocios, está diseñada especialmente para ayudar a las pequeñas y medianas empresas en crecimiento a optimizar sus procesos y obtener una mayor comprensión del negocio a través de la automatización. Con un programa ERP, los líderes de negocios pueden actuar con mayor rapidez y tomar decisiones basadas en información confiable en tiempo real, impulsando así el crecimiento y la rentabilidad de las empresas.

 

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Contar con un software ERP se ha convertido en la solución ideal para todos aquellos nuevos negocios que buscan una posición estable en el mercado, y también para aquellas empresas que por alguna razón se han quedado estancados en el tiempo, gracias a que ofrece a los líderes y colaboradores una vista única de todo lo que está sucediendo en compras, ventas, finanzas, almacén, etc. en una misma plataforma.

 

Algunas formas en las que un software ERP puede ayudar a las PyMES a crecer y ser exitosas son:

  • Control total de las finanzas
  • Mejor gestión de la cartera de clientes y del proceso de ventas
  • Optimizar compras y aumentar márgenes de venta gracias a la automatización de todo el proceso de compras y pagos, desde las solicitudes al proveedor, cotizaciones, solicitudes de compra, pago a proveedores, facturas, devoluciones, pagos, etc.
  • Control de inventario transparente y distribución gracias a la información precisa sobre envíos entrantes y salientes, ubicación, inventario, artículos en stock, etc.
  • Potentes herramientas de analíticas e informes que incluyen datos de múltiples fuentes y generan informes precisos basados en datos de toda la empresa.
  • Toda la información en un mismo lugar, los empleados pueden empoderarse y tomar decisiones mucho más estratégicas e inteligentes, eliminando costos asociados a los errores de intuición, duplicación de datos, etc.
  • Creación de alertas basadas en el flujo de trabajo y activación de respuestas automáticas cuando se producen importantes eventos de negocios para así centrarse en los eventos más críticos.

¿Cuáles son las ventajas y beneficios de un sistema ERP?

Se espera que para este año 2020 el mercado global de software ERP tenga un valor de más de 40 mil millones de dólares. Y no, esto no es casualidad. Millones de empresas en todo el mundo han comenzado a disfrutar de las ventajas de la implementación de un sistema ERP y los resultados son aún más sorprendentes.

 

A continuación, veamos los principales beneficios y ventajas de un programa ERP:

 

  1. Ahorro asegurado

Erróneamente, los softwares ERP son vistos para algunos líderes de negocios como un gasto muy grande para sus empresas. Implementar un software ERP es una inversión importante y considerable; por suerte, es fácil ver cómo los sistemas ERP pueden proporcionar un excelente retorno de la inversión.

Un sistema ERP que está diseñado para gestionar todas las áreas de tu empresa, lo que significa que no necesitas comprar múltiples soluciones y licencias, todo puede gestionarse directamente en el ERP.

Además, al tener todos los procesos en una misma plataforma, los empleados pueden ser más productivos, ya que no tienen que estar buscando datos en múltiples sistemas para atender un asunto.

Por último, tu empresa puede ahorrar mucho dinero gracias a sistema ERP al eliminar los costos asociados a capacitación de usuarios en varios sistemas, esto sin mencionar el esfuerzo logístico que esto conlleva.

 

  1. Más colaboración

Un software ERP es una tecnología que mejora la colaboración en las empresas gracias a su fuente única de datos. Con una plataforma de este tipo todos los empleados pueden estar sobre la misma página, evitando los estancamientos, los errores asociados a la desinformación y el uso de datos incorrectos.

Asimismo, los colaboradores pueden preparar informes personalizados en solo minutos para compartir con colegas y mejorar los análisis y planes de acción.

 

  1. Mayor productividad

Un buen software ERP es capaz de automatizar las tareas tediosas de tu negocio: el papeleo, el monitoreo de los niveles de inventario, el procesamiento de las órdenes, la entrada de datos, etc.

Esto significa una gran ventaja para tu pequeña o mediana empresa, con la automatización de todos estos procesos tus colaboradores liberan tiempo para hacer labores mucho más estratégicas y rentables para el negocio.

 

  1. Clientes más felices

Los sistemas ERP incluyen todas las funcionalidades necesarias para mejorar la satisfacción del cliente y proporcionar bienes y servicios centrados en el cliente.

Con un programa ERP con acceso a los datos CRM los colaboradores pueden mirar detalles como el historial de pedidos y la información de facturación y así obtener una mejor comprensión de sus deseos y necesidades, mejorar la estrategia de ventas y la generación de leads.

 

  1. Tu negocio en todas partes

Sabemos que hoy día los negocios necesitan moverse y estar en todas partes para ser competitivos. Es por eso que muchos empleados trabajan desde casa o desde cualquier lugar y están utilizando dispositivos móviles para hacer su trabajo.

Por suerte, un sistema ERP permite llevar el negocio a todos lados, los empleados pueden conectarse a la nube desde cualquier dispositivo con conexión a Internet y responder a las demandas incluso cuando están fuera.

 

¿Cómo ayuda un software ERP a mi negocio?

 

Aquí algunas formas concretas en la que un ERP puede ayudar a tu negocio:

  • Un ERP es una tecnología que logra que cada uno de los procesos de tu negocio se integren y estandaricen. Con esto, tu Pyme puede operar de una forma mucho más eficiente y bajo un mismo sistema que concentra toda la información que tus colaboradores necesitan para llevar a la empresa por el camino del éxito.
  • Un ERP mejora el nivel de servicio hacia clientes y proveedores.
  • Un software ERP te permite optimizar el manejo de inventarios. Con las funcionalidad incluidas en un ERP tu empresa puede entre otras cosas, controlar entradas y salidas de mercancía, liberar y optimizar espacios en los almacenes para incrementar la rentabilidad, detectar artículos de baja rotación, robos y mermas, mejorar el servicio a clientes al reducir las pérdidas por falta de producto y todo lo que los colaboradores necesitan para gestionar correctamente el inventario del negocio.
  • Un sistema ERP permite realizar una sola captura de datos y hacer que la información fluya hacia los diferentes departamentos, esto significa que ayuda a eliminar los retrabajos y se incrementa la eficiencia de los colaboradores.
  • Otra forma en la que un software ERP ayuda a los pequeños y medianos negocios es optimizando la planeación y el control del presupuesto. Un sistema o software ERP es una excelente herramienta para generar información confiable con la que los líderes y colaboradores pueden generar presupuestos eficientes, impulsar la rentabilidad y planificar el uso del dinero de una forma productiva y coordinada.
  • Un sistema ERP permite integrar la información de cada una de las áreas de la empresa y al contar con esta automatización se incrementa el nivel de confiabilidad de los datos para fundamentar la toma de decisiones.
  • Un programa ERP hace posible que los colaboradores puedan dar un mejor seguimiento a los pedidos y órdenes, mejorar la planeación de la producción para que sea acorde a los niveles de inventario requeridos, reducir procesos e incrementar su eficiencia, etc.
  • La tecnología ERP también da la oportunidad de contar con un panorama más amplio e informado de tu negocio, ya que ofrece indicadores clave de cada uno de los diferentes departamentos, los cuales son de gran utilidad para conocer de manera más completa la situación y qué decisiones tomar para el presente y futuro. 
  • Permite tener los datos de tu negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Gracias a todas las funcionalidades del software ERP los niveles de rentabilidad se incrementan.

 

¿Para qué industrias aplica un ERP?

Cualquier empresa, sin importar el giro en el que se desempeñe puede tener grandes mejoras y beneficios implementando un sistema ERP. Esta tecnología les da a las empresas la posibilidad de optimizar e integrar sus procesos, conseguir ahorros, ser más productivas y contar con información oportuna para la toma de decisiones.

 

Industrias a las que ayuda un ERP:

  • Distribución

La automatización de los flujos de trabajo que ofrece un ERP permite a las empresas dedicadas a la distribución a mejorar sus tiempos de entrega, costos y cumplir con las expectativas de los clientes.

 

  • Servicios

Las empresas de servicios pueden mejorar con un ERP gracias a la integración de la información, creación de pronósticos con diferentes escenarios, trabajar con procesos probados y tener una visión completa y actual del negocio.

  • Manufactura

Un ERP ayuda a las empresas de manufactura a optimizar los procesos de negocio, a tener una planificación más eficiente, a contar con más visibilidad de las necesidades de materiales y a reducir los costos por mermas.

  • Proyectos

Con un ERP las empresas de proyectos pueden integrar el control de proyectos desde el seguimiento de oportunidades hasta su finiquito, tener información en tiempo real sobre gastos, márgenes y estimaciones, contar con alarmas y autorizaciones en presupuestos, obtener un estado de resultados por proyectos al día para garantizar la rentabilidad.

  • Construcción

Un sistema ERP puede ayudar a mejorar las operaciones con el uso de flujos de trabajo automatizados, que ayudan a que los supervisores se enfoquen en las labores más importantes sin perder tiempo en actividades administrativas.

  • Químicas / Farmacéuticas

Las empresas dedicadas a la industria química / farmacéutica pueden optimizar el inventario y producto con caducidad, aumentar la productividad, cumplir en tiempo y forma con los pedidos, gestionar de manera efectiva la materia prima y cumplir con los reglamentos y legislaciones de su localidad con ayuda de un ERP.

 

  • Comercializadoras / Retail

Con el uso de un ERP estas empresas obtienen mejor control de inventarios, procesos comerciales integrados, mejoras en el proceso de abastecimiento, un punto de venta eficiente, mejor gestión de proveedores y mayor control en la cartera de clientes.

 

 

¿Cómo es la implementación de un programa ERP?

 

Implementar un sistema ERP es más fácil de lo que muchos imaginan, siempre que se haga de una forma ordenada y de la mano de un experto en el área. En CorpoNet preparamos un paso a paso de cómo es en realidad la implementación de un software ERP, así que si estás teniendo problemas con tu negocio y estás decidido a cambiar con ayuda de un sistema ERP, esto puede darte una idea mucho más concreta de cómo será este camino. Veamos:

Paso 1. Ser consciente de la necesidad y decidir hacer algo al respecto

Tomar la decisión de cambiar, te mostrará el verdadero potencial que tiene tu empresa. En este primer paso pregúntate, ¿Es el momento de avanzar? ¿Dónde empiezo? ¿Vale la pena? Una vez hayas respondido a estas preguntas, es hora de seguir adelante y pedir aún más.

 

Paso 2. Definir tus necesidades

¿Qué es lo que necesitas de un nuevo sistema? ¿De qué manera crees que un sistema ERP podría ayudarte a mejorar tu empresa? Crea una lista clara y extensa de requisitos, tomando en cuenta que funciona bien actualmente en el negocio, que desafíos enfrenta y que se necesita para mejorar. 
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Paso 3. Seleccionar el sistema adecuado para tu negocio

Dando respuesta a todas las preguntas del paso número dos, podrás adquirir el software correcto para tu negocio. Recuerda que al momento de elegir qué sistema implementar no solamente tienes que prestar atención a sus funcionalidades, sino también a aspectos como soporte, compromiso con la investigación, desarrollo, planes futuros para el ERP, etc.

Si es posible, pide a los proveedores una demostración personalizada del sistema en el que puedas ver en tiempo real como sería la implementación, las adecuaciones especiales, los costos de la renovación, capacitación, etc.

 

Paso 4. Elegir el socio o partner correcto

 

El éxito de una implementación de software ERP depende en gran medida de la elección de un consultor o partner correcto así que asegúrate de investigar referencias sobre el consultor en cuestión, casos de éxito, mejores prácticas, certificaciones, etc.

 

¿Cómo evaluar si necesito un software ERP?

Estas son algunas señales de que necesitas instalar un nuevo software ERP en tu empresa hoy mismo:

  • Tu empresa está experimentando un crecimiento acelerado y los procesos actuales son ineficientes.
  • Estás contratando más empleados para completar las tareas manuales y el papeleo a tiempos.
  • Los procesos no están completamente centralizados.
  • Encontrar la información que necesitas toma demasiado tiempos.
  • Completar las finanzas y la contabilidad es casi imposible.
  • Tu departamento de finanzas tarda una eternidad en preparar informes.
  • Las funcionalidades de los sistemas actuales ya se han quedado cortas.
  • Tus sistemas no ofrecen movilidad.
  • El sistema de gestión actual no es compatible con muchas de las regulaciones actuales.
  • El departamento de IT está a punto del colapso gestionando tantas licencias y aplicaciones.
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CorpoNet, tu aliado al implementar un ERP

Tenemos un equipo de consultores expertos dispuestos a apoyarte y garantizar el éxito de tu inversión. Con más de 15 años de experiencia enfocados específicamente en SAP Business One y en empresas de crecimiento podemos afirmar que somos el candidato ideal para guiar este importante proceso y ayudarte a alcanzar los niveles de rentabilidad que siempre has buscado.

 

Ofrecemos asesoría en base a conocimiento actualizado, nuevas prácticas y herramientas, y coaching tecnológico para llevar a cabo tus proyectos de crecimiento y mejora continua. Para nosotros, las relaciones profundas a largo plazo son uno de los valores que impulsamos para tener sinergia con nuestros socios de negocio.

 

Nuestro sello de Gold Partner es un reconocimiento de calidad logrado a través de años de experiencia y estrecha colaboración con SAP Business One. Además, Somos el Gold partner SAP Business One con más casos de éxito publicados en México.

 

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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One México

Topics: transformación digital, Sistema Administrativo

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