La planificación o gestión de flotillas es una de las actividades más desafiantes que enfrentan los líderes de las pequeñas y medianas empresas dedicadas al sector del transporte y logística.

La gestión de las flotillas vehiculares debe responder a los retos de la empresa en general y del departamento en específico; esto es fundamental para cualquier organización que cuente con cierta cantidad de unidades de transporte, pues cada una es un activo que podría generar pérdidas considerables de ser mal administrado.

Sin embargo, los problemas a los que los gerentes se enfrentan al optimizar la administración de la empresa son muchos: la falta de información y los datos sueltos en hojas de Excel llevan a que las guías para tomar decisiones importantes estén muchas veces basadas en datos correctos, la mala planeación de las rutas o el uso de vehículos en funciones ajenas provoca un desgaste más rápido de lo programado y merma en las utilidades generando costos por encima de lo permitido y consecuencias financieras que pueden ser devastadoras para las Pymes.

Además, otro reto al que se enfrenta la administración de flotilla es a las carencias y desconocimiento del departamento de recursos humanos, ¿de qué sirve tener unidades nuevas si los choferes trabajan en malas condiciones, no tienen una buena formación vial y de manejo, están mal pagados o nunca reciben una evaluación adecuada?

A esto también se suma asumir las consecuencias de los controles mal hechos, muchos administradores todavía creen que un vehículo con exceso de carga ahorrará más viajes, cuando en realidad está comprometiendo el desempeño de la unidad a largo plazo, aumentando el riesgo de accidentes e impactando indirectamente en los costos de la administración general de la flota.

Por suerte, la tecnología disponible hoy día para las pequeñas y medianas empresas de la industria del transporte y logística pone a disposición herramientas que ayudan a los líderes a hacer frente a todos estos retos y evitar consecuencias que puedan afectar el crecimiento y éxito del negocio.

¿Qué consecuencias tiene una mala gestión de tu flota de vehículos?

Algunas de las consecuencias derivadas de una mala gestión de la flota podrían ser:

• Rutas poco eficientes. La necesidad de aumentar el número de rutas y de adquirir más vehículos, aumentando el coste de aseguramiento de la flota y disminuyendo la eficiencia del negocio, problemas para establecer rutas homogéneas que además de aumentar el número de accidentes y daños causados, genera problemas con los tiempos de entrega/visita e incrementa el desgaste de los vehículos.

• La escasez de análisis y tratamiento de la información de siniestralidad impide que la empresa pueda establecer medidas de prevención de riesgos e imposibilita la reducción del número de accidentes a largo plazo y la reducción del coste de aseguramiento de la flota.

• Pérdidas económicas asociadas al coste de paralización de vehículos o contratación de unidades de sustitución, coste de las reparaciones no cubiertas por las pólizas de seguro, bajas médicas, etc.

6 claves para tener la mejor administración de tu flotilla

Aquí algunos consejos para mejorar la administración de tu flotilla:

1. Asegúrate de contar con una póliza de seguros que puedas usar en caso de accidentes o percances que involucren a tus colaboradores y mercancías, así evitar costes inesperados y desajustes en los presupuestos.

   
   
2. Controla el consumo de gasolina de cada flotilla. Aunque el dinero no sea un recurso escaso en tu negocio, es importante mirar siempre opciones que te permitan ahorrar. Verifica constantemente las gasolineras que tienen los precios más bajos en el mercado, controla el consumo para asegurar que los conductores están siendo honestos y pon límites en los costos de cada ruta.
   
   
3. Apóyate en tecnologías como la geolocalización para rastrear tus rutas y planificar mejor tus trayectos en función de tiempos de recorrido, rutas más eficientes, alternativas en caso de accidentes o retenciones, etc.
   
   
4. Vigila el mantenimiento y el estado de los vehículos de forma regular, tener en cuenta los cambios de aceite o la sustitución de las llantas, etc. para evitar percances y aumentar la seguridad de tu flota.
   
   
5. Monitorear en tiempo real los vehículos y sus respectivas rutas con la ayuda de la geolocalización también puede ayudar a mejorar los tiempos de entrega y aumentar la seguridad de tu gente en caso de sufrir algún tipo de incidencia. Por ejemplo, las herramientas de monitoreo satelital, son plataformas que no solamente le permiten obtener información de cada vehículo sino también capturarla y programar alertas para recibir en el correo electrónico un sin número de recordatorios de mantenimientos y renovación de documentos asociados al vehículo y al conductor.
   
   
6. Apóyate en herramientas que te permitan administrar todos los procesos de la flotilla a través de reportes actualizados en tiempo real, de esta manera, tomar decisiones más rápidas, estratégicas y certeras.

Una empresa de transporte requiere del apoyo de un buen sistema de control de vehículos y de empleados para que la productividad no se vea afectada y el crecimiento y rentabilidad del negocio esté siempre asegurado.

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Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One®