El área de finanzas es seguramente la parte de tu empresa que pone a todos a temblar. Manejar los recursos de una organización tan vulnerable como lo son las PyMEs es un reto que sin duda, muy pocos se atreven a asumir.

Llevar las riendas de un pequeño o mediano negocio en crecimiento exige eficiencia y rapidez en todos los sentidos por suerte, las herramientas tecnológicas han logrado automatizar y simplificar las labores más importantes del área de finanzas aumentando la productividad, reduciendo el margen de error y garantizando la continuidad y cumplimiento de los procesos de una forma mucho más integrada y estratégica.

Sin embargo, aún nos encontramos con PyMES mexicanas que no encuentran la utilidad que puede tener un sistema de este tipo en la gestión de sus procesos más importantes como lo son las finanzas y la contabilidad. Es por eso que en este post te explicamos de qué forma un software ERP puede ser una excelente opción para optimizar la gestión de finanzas de tu negocio. Veamos:

Beneficios de un sistema ERP para el área de finanzas de las PyMEs

Facilita la toma de decisiones

¿Alguna vez el trabajo de tu compañía se ha visto retrasado por desconocer con exactitud la disponibilidad financiera de la empresa? Seguro que sí. Una de las mayores bondades que un software ERP  tiene para ofrecer a tu pequeño o mediano negocio es la disposición de toda la información del negocio al alcance de un clic. Esto permite que la alta gerencia y los colaboradores puedan tomar decisiones acertadas de una forma mucho más rápida, simplificar actividades y operaciones diarias, mantener un registro exacto de transacciones, egresos, ingresos, entre otros; logrando así ser mucho más eficientes y organizados.

Posee un catálogo de cuentas

Un ERP tiene capacidades que permiten definir hasta cinco niveles de cuentas agrupadas en: Activos, Pasivos, Capital, Ventas, Costo de ventas, Gastos, Otros ingresos y Egresos. Este catálogo está siempre preparado para cumplir con los requerimientos de contabilidad electrónica que pueda tener tu empresa, adaptándose a las políticas y normativas locales. También permite que ciertas cuentas se definan como confidenciales para garantizar aún más la seguridad de cierta información vulnerable que pueda tener la empresa.

Permite trabajar en diversas divisas  y asientos

Cualquier software se contabilidad permite visualizar las pólizas creadas automáticamente pero una novedad de los ERP es que además de permitir la visualización directa de las pólizas admite la gestión en diversas monedas.

Las finanzas de tu empresa pueden ser contabilizadas en pesos, dólar o cualquier otra moneda alternativa que sea relevante. De hecho, para ciertas cuentas, clientes o proveedores el sistema permite llevar el saldo a una tercera moneda.

Además, la funcionalidad de divisas de un ERP permite revaluar las deudas de clientes y proveedores al tipo de cambio del cierre de mes de forma automática. Los colaboradores tienen la oportunidad de elegir las cuentas contables relevantes así como el tipo de cambio del cierre.

Esto quiere decir que tu negocio podrá ser capaz de abrirse paso en el mercado internacional, ser más competitivo y captar más clientes para generar mucha más utilidad.

Genera informes y reportes con sólo un par de clics

Analizar la información financiera de la empresa es sin duda, una manera de contar con un respaldo al momento de tomar decisiones y no caer en la improvisación. Por suerte, con un sistema ERP puedes generar automáticamente informes y reportes financieros con datos reales, actualizados e integrados de toda la compañía, así como también modelos de informes financieros. 

En el caso del ERP SAP Business One®, tu negocio puede construir un estado financiero diferente de la estructura original del catálogo de cuentas cargado en el ERP. Si por ejemplo, tu departamento de finanzas quisiera obtener un estado financiero por proyecto o por departamento, pueden eliminarse las cuentas que no son necesarias y dejarse únicamente aquellas que resulten relevantes.

Algunos de los reportes que pueden obtenerse con un ERP son: estados financieros, libro mayor, antigüedad de saldos, flujo de efectivo, presupuestos, comparativos, impuestos, etc.

Diagnostica la situación financiera

Un sistema ERP puede diagnosticar la situación financiera de tu organización, tomando en cuenta toda la información necesaria a través de datos cien por ciento confiables y en tiempo real con los que los ejecutivos podrán tomar decisiones acertadas en cualquier momento que lo consideren necesario.

¿De qué forma puede ayudar un ERP a diagnosticar la situación financiera de tu negocio? Este sistema permite definir uno o más presupuestos y/o escenarios basados en el catálogo de cuentas para que los encargados de las finanzas puedan monitorear que la operación se sujete a los presupuestos definidos. 

Así mismo, un ERP permite la definición de activos fijos, el cálculo de la depreciación y las contabilizaciones relacionadas además de hacer de forma automática las operaciones de cierre de año para dejar en cero las cuentas de resultados e inicializar los saldos de las cuentas de balance.

Integración con otras áreas de la empresa

Si tu negocio está creciendo es probable que cada día tenga más empleados, que la oficina sea más grande y que algunos incluso, trabajen de forma remota por lo que las formas de comunicación que antes se utilizaban pueden que ahora se estén quedando un poco pequeñas para la magnitud de procesos e información que se procesa diariamente.

Por suerte, un ERP hace posible que todas las áreas de la empresa se integren para trabajar de una forma mucho más ordenada y esto es muy importante para llevar una gestión sistematizada e integrada de las finanzas de cada departamento.

Además, ayuda a que todos puedan manejar la misma información, con lo que evidentemente se reducen las posibilidades de errores y se mejoran también los tiempos.

¿Está tu negocio preparado para asumir el siguiente nivel?  El crecimiento es la más pura evidencia de que estás haciendo las cosas bien, pero es importante asumir los retos que este conlleva o de lo contrario, corres el riesgo de estancar tu negocio hasta hacerlo desaparecer.

Manejar las finanzas de tu empresa de forma manual o utilizando softwares anticuados puede hacer un gran daño en crecimiento a través de datos y cálculos incorrectos, silos de información y malas decisiones a nivel financiero.

Un sistema ERP sin duda, puede llevar a tu empresa en crecimiento a operar como grande. SAP Business One® está diseñado para dar el impulso que tu negocio necesita para crecer y ser exitoso en el mercado a través de la alineación de objetivos, automatización de los procesos e integración de la información.

Si te interesa conocer más sobre el mejor ERP para las PyMEs en el mundo (¡no exageramos!) y la funcionalidad que puede aportar a tu área de finanzas y tu empresa en general, solicita la Demo SAP Business One®, es totalmente gratuita y sin compromiso. En ella, un consultor especializado resolverá todas tus dudas y podrás ver operar el software en tiempo real.

Julio Castro | Director General CorpoNet | SAP Business One®