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Vías de comunicación durante la implementación ERP

Posted by Julio Castro on 25-ago-2016 13:00:00

vias_de_comunicacion_implementacion_erp.jpgCuando se habla de implementación de un software ERP es normal que en las empresas tanto los directivos como los colaboradores de diversos niveles pueden mostrarse un poco reservados al respecto, ya que este es un proceso que sin duda representa retos y cambios significativos para la compañía.

Más aún en los casos en donde existe desinformación sobre el tema, pues el equipo en general puede percibir un panorama incierto. Asimismo, porque el proyecto demandará la inversión de tiempo, esfuerzo y la colaboración de quienes forman parte de la empresa. Sin embargo, cuando se logra realizar la implementación con éxito son muchos los beneficios que recibe la organización, por ejemplo:Procesos más óptimos, operar con las mejores prácticas, administración integral, eliminación del retrabajo, mejor información para la toma de decisiones, entre otros más.

A lo largo de la implementación de un software ERP existen varios factores que son clave para que ésta se pueda llevar a cabo de manera exitosa, uno de ellos es la buena comunicación. Durante todo el desarrollo del proyecto y para que éste fluya en tiempo y forma deben desarrollarse varias vías de comunicación entre los diferentes involucrados y no solamente entre el consultor externo ERP y el líder de proyecto de la organización como comúnmente se piensa. Cabe mencionar que en todos los casos la comunicación debe ser constante y bidireccional.

Es importante que, si tu empresa se encuentra realizando la implementación de este tipo de software, verifiques que se mantenga el contacto de manera efectiva entre las diferentes partes que deben tomar lugar. Por ello, en esta ocasión en Corponet te compartimos cuáles son las diferentes vías de comunicación que deben existir durante la implementación de un sistema ERP en las organizaciones.

 

Vías de comunicación durante la implementación ERP

Dentro del equipo interno de implementación

Anteriormente en el artículo "Equipo interno en la implementación de un ERP" se comentó sobre cómo puede instituirse este grupo y los perfiles que deben incluirse: Un líder o gerente de proyecto, los líderes de cada área y el administrador del sistema.  Es importante recalcar que el líder de proyecto tiene la responsabilidad de mantener comunicación continua con los líderes de área y éstos a su vez con el personal de sus respectivos departamentos para poder obtener la información y el apoyo necesario para realizar la optimización de procesos. Asimismo el gerente de proyecto debe estar en contacto con el administrador del sistema para verificar el buen funcionamiento del software y buscar la mejora continua.

 

Entre el equipo interno y la Dirección de la empresa

Así también el equipo interno, representado por el líder de proyecto, debe estar en comunicación con la alta dirección de la empresa, principalmente durante la planificación del proyecto para poder coincidir sobre los alcances del software ERP y los recursos tanto humanos, económicos y materiales que habrán de destinarse por parte de la empresa a la implementación. Asimismo, se debe informar oportunamente a los directivos en caso de requerir de recursos adicionales para para el proyecto, de manera que no existan impedimentos o retrasos para cumplir con el proyecto.

Por su parte la dirección general también debe mantener contacto con el equipo interno para conocer el estatus de la implementación y dar seguimiento puntual en cada fase.Esto es importante porque envía el mensaje al resto de la organización de que el proyecto es relevante y benéfico para la operación de la empresa.  

 

Entre el equipo interno y el consultor externo

La comunicación entre el equipo interno, especialmente por parte del líder, y el consultor ERP es indispensable para el buen logro del proyecto. Ambos deben estar en constante contacto desde el inicio de la implementación para poder definir claramente los alcances del proyecto y durante la misma para poder llevar un seguimiento y documentación precisa de cada etapa, asimismo para verificar que las entregas se realizan conforme a lo planeado.

 

Entre Dirección y el consultor externo

También, puede darse la ocasión en que sea necesaria la intervención de dirección general para resolver algún conflicto presentado durante el transcurso de la implementación entre la empresa y el proveedor de software ERP. Esto bien podría solucionarse entre el líder de proyecto y el consultor externo, sin embargo, en caso de ser necesario deben involucrase los directivos para agilizar la situación. Asimismo, los altos ejecutivos podrían solicitar información sobre algunos temas específicos del proyecto, en donde la persona más indicada para presentarlos es el consultor especializado en ERP.

 

Dentro de la organización

Los empleados de la compañía, al momento de escuchar sobre la implementación de un ERP, pueden llegar a sentirse preocupados o temerosos ante los cambios que estén por venir. Por ello es necesario que desde el inicio del proyecto se informe a todos sobre éste, sobre los cambios que habrán de tener en sus áreas de trabajo y en sus funciones, los beneficios que obtendrán de manera personal y en la organización, así como sobre la capacitación que recibirán, de esta forma la noticia no les tomará por sorpresa una vez concluida la implementación.  Asimismo, los colaboradores de la empresa deben tener la oportunidad de mostrar al equipo interno de implementación o a dirección general sus dudas o inquietudes sobre el proyecto ERP y los cambios que este implica.

 

Recuerda que el éxito en la implementación de tu proyecto ERP se basa en gran medida en la buena comunicación que exista entre las diferentes partes involucradas pero también en saber elegir una buena herramienta para tu organización. SAP Business One,  el ERP para empresas en crecimiento, te ofrece todo lo tu empresa necesita para lograr los objetivos de negocio e incrementar la rentabilidad por medio de la integración de la información y la optimización de procesos. 

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Implementación ERP

Julio Castro | Director General CorpoNet

Topics: Implementación ERP

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