La implementación de un sistema ERP representa para las organizaciones la oportunidad de mejorar sus procesos de negocio de acuerdo a las mejores prácticas, de reducir costos, de aumentar su productividad y de tener una mejor posición con respecto a su competencia. Sin embargo, el proyecto implica la inversión de tiempo y de recursos tanto humanos como económicos para poder concretarlo exitosamente y que en verdad aporte valor para la empresa. Por ello, es necesario que durante la implementación se enfoquen los esfuerzos de la mejor manera posible, con la finalidad de reducir cualquier posibilidad de errores o contratiempos y obtener óptimos resultados.

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Existen algunos factores que son de suma importancia para considerar al momento de implementar un software ERP en tu compañía y que a continuación te presentamos en Corponet:

8 Factores clave para una implementación ERP exitosa

1. Definir el alcance del proyecto ERP

Es muy importante que desde el inicio del proyecto se definan las necesidades de la empresa de tal forma que se establezcan claramente los objetivos que se persiguen con la implementación de un sistema ERP. Con esto será posible determinar el alcance real el proyecto y elegir una solución adecuada que cumpla con las expectativas.

2. Contar con el apoyo de consultores ERP

Contar con la asesoría y apoyo de una empresa de consultoría ayudará a aumentar las posibilidades de llevar a cabo una implementación exitosa y de tener un mejor aprovechamiento del software ERP en tu organización.

La finalidad de recibir apoyo por parte de un partner de implementación ERP es que pueda ofrecerle a tu compañía una amplia experiencia y un alto nivel de servicio y de esta forma lograr un proceso más ágil y agradable.

Los beneficios de contar con consultores ERP especializados son muchos, por ejemplo: Pueden aportar información importante de la solución, ayudan a optimizar los procesos de negocio, el nivel de calidad en la implementación puede ser mayor, tu personal puede recibir capacitación adecuada en el uso del sistema ERP y pueden brindar soporte antes y después de la implementación.

3. Formar un equipo interno de implementación

Es necesario establecer un equipo interno que participe durante todas las actividades relacionadas a la implementación de un ERP, el cual debe trabajar a la par del consultor ERP externo, con el objetivo de lograr que el proyecto se realice en tiempo y forma.

El equipo debe contar con un líder, cuyas responsabilidades serán organizar al resto del equipo, documentar cada etapa del proyecto y monitorear los avances para verificar que todo se lleva a cabo conforme a lo planeado. Asimismo es importante incluir en el equipo al menos a un líder de cada una de las áreas o departamentos de la empresa, ya que se requerirá de su participación al momento de hacer el análisis de los procesos de negocio. También se sugiere designar a un administrador del sistema, el cual debe estar pendiente del funcionamiento del software y de buscar la mejora continua.

4. Seguir una metodología adecuada a las mejores prácticas

Esto ayudará a aumentar las posibilidades de éxito en el proyecto de implementación ERP. Se deben documentar todas las etapas del proceso, establecer las responsabilidades de cada miembro tanto del equipo interno como del consultor ERP. Asimismo, deben realizarse revisiones periódicas de los avances, para verificar que todas las actividades se están llevando a cabo conforme lo establecido en el plan y calendario inicial.

5. Mantener constante comunicación con el proveedor de consultoría ERP

Es indispensable que el equipo interno de implementación se mantenga en constante comunicación con el consultor externo, ya que de esta forma se puede realizar un seguimiento puntual de los avances del proyecto y resolver en tiempo cualquier imprevisto o dudas que surjan al respecto. Si bien el proyecto de implementación ERP es de la empresa, es importante que el equipo interno se deje guiar por los expertos con la finalidad de que los resultados sean los mejores.

6. Contar con el compromiso e involucramiento de la dirección de la empresa

El involucramiento de los directivos ayudará a que los problemas sean resueltos antes de que se presenten y a que se puedan disponer de los recursos necesarios para realizar la implementación. Asimismo les permitirá mantenerse informados sobre las actualizaciones, entender los aspectos técnicos y el alcance del software ERP.

7. Informar a todo el equipo de trabajo sobre el proyecto de implementación

Se recomienda que desde el inicio del proyecto se informe a toda la organización  sobre la implementación que se estará realizando, así como los beneficios de utilizar un sistema ERP. Esto ayudará en gran medida a reducir la resistencia al cambio, la cual es en muchos de los casos es uno de los mayores obstáculos cuando una empresa decide establecer un software ERP, pues algunos empleados se niegan a dejar sus antiguas formas de trabajo por desconocer el sistema o por miedo de que sus funciones puedan ser sustituidas con esta tecnología.

8. Capacitar al personal en el uso del ERP

Recibir capacitación directamente de los expertos en el uso del software ERP es indispensable para que los colaboradores puedan utilizarlo correctamente y obtener el máximo provecho de la herramienta. En ocasiones se capacita sólo a algunos miembros de la empresa y posteriormente éstos capacitan a sus compañeros, sin embargo, se sugiere dar a todos la oportunidad de aprender directamente de los expertos y resolver las dudas que puedan impedir que realicen sus funciones adecuadamente.

Video: Resistencia al cambio al implementar un ERP y cómo resolverla

Como habrás observado, para lograr con éxito una implementación de un sistema ERP es importante buscar el cumplimiento de estos factores clave tanto dentro de tu empresa como por parte del proveedor de la solución. Un ERP como SAP Business One  y un implementador como Corponet pueden ayudarte a cumplir con lo anterior. Todo esto gracias a la amplia experiencia de más de 15 años enfocados específicamente en SAP B1 y en empresas en crecimiento. Permítenos ayudar a tu compañía a alcanzar el éxito y los niveles de rentabilidad que siempre has buscado.

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Julio Castro Director General | Corponet SAP Business One México