Elaborar un plan de acción, evaluar cada uno de los procesos y tomar acciones para proteger y mitigar los riesgos es una de las labores más importantes por parte de los gerentes de una organización. El término riesgo por lo general tiene una connotación negativa. De hecho muchos autores lo definen como el hecho de que una acción pueda causar daños o pérdidas en una empresa; sin embargo, el riesgo también puede ser considerado como una oportunidad para alcanzar el éxito. 

Pero aun cuando el riesgo puede traer beneficios para la organización, es necesario realizar una correcta gestión para analizar los posibles escenarios, a fin de equilibrar las oportunidades contra las pérdidas y evitar errores costosos.

Los sistemas administrativos ERP están diseñados para integrar las operaciones, mejorar la comunicación interna y externa, acelerar el crecimiento de la empresa y optimizar la toma de decisiones a corto, mediano y largo plazo.

Es decir, que un software ERP es una solución y una herramienta para minimizar riesgos en diferentes áreas y procesos de la organización, como por ejemplo finanzas, ventas, clientes, inventarios y operaciones.

Sin embargo, así como su implementación puede traer muchas ventajas para la empresa, cuando el sistema integral administrativo no crece al mismo ritmo de la empresa no responde a las necesidades y estrategias planteadas puede convertirse en un riesgo.  

En Corponet sabemos la importancia que tiene para las empresas en crecimiento la identificación y reducción de riesgos que puedan afectar la rentabilidad y el logro de los objetivos de la organización.

Por esta razón te explicamos cuáles son los principales riesgos que se presentan cuando tu sistema administrativo no es suficiente. 

4 riesgos de que tu sistema administrativo no sea suficiente

La eficacia de tu sistema administrativo se ve reflejada en los resultados y el cumplimiento de los objetivos de la organización. Asimismo, cuando no se adapta a las necesidades de los colaboradores, puede generar conflictos internos, desequilibrio entre los equipos, sobrecostes, retrasos, etcétera.

A continuación, te presentamos algunos de los riesgos más comunes que puede causar la implementación de un software ERP inadecuado:

1. Tu software ERP tiene una gran falta de aceptación

Cuando un software ERP deja de ser una solución para la organización las primeras personas en notarlo son los colaboradores. Si la interfaz no es amigable, no facilita la ejecución de procesos o no proporciona suficiente información, los usuarios se sentirán desmotivados y esto puede generar dos cosas.

En primer lugar, puede causar rechazo por falta de entendimiento; mientras que la otra posibilidad es que los empleados acepten el sistema pero lo utilicen de manera incorrecta.

Por ello, es importante contar con un software escalable y con actualizaciones permanentes, así como también es necesario involucrar a los usuarios  en el uso del sistema administrativo desde su implementación.

2. Tu sistema ERP es poco funcional

No todos los sistemas administrativos son creados para cumplir las mismas funciones. 

Si los objetivos de tu empresa han cambiado y al momento de la implementación no fue realizada una evaluación a fondo de acuerdo a las previsiones a largo plazo, el rendimiento de la aplicación no será suficiente para satisfacer las necesidades actuales de la organización y puede que se convierta en una herramienta poco funcional.

 Cambia tu sistema administrativo a un ERP

3. Divulgación de datos confidenciales

Si tu organización evoluciona y el sistema administrativo deja de ser suficiente, la empresa puede encontrarse en un riesgo de seguridad que puede comprometer la información confidencial.

Un software ERP posee una única base de datos centralizada para integrar todas las operaciones de la empresa, por lo que es importante contar con una aplicación que garantice la seguridad de la información.

4. Mala planificación de la implementación del ERP

A la hora de implementar un sistema ERP, uno de los mayores riesgos es la mala planificación. Seleccionar un software compatible con el modelo de negocio de la organización es crucial, ya que de lo contrario la empresa corre el riesgo de que el sistema administrativo termine siendo completamente inútil e incluso obstaculice el logro de los objetivos.

Un sistema de administrativo insuficiente no es únicamente aquel que no ha podido evolucionar de acuerdo a la organización; en algunos casos, una mala definición de lo que la organización requiere a la hora de implementar un software ERP también puede traer consecuencias negativas.

Por lo tanto, es necesario contar con un equipo multidisciplinario responsable de la implementación de la herramienta, para evaluar las necesidades de la empresa, establecer objetivos, capacitar al resto del personal y supervisar el cumplimiento de las metas a corto, mediano y largo plazo.

¿Qué hacer si mi sistema administrativo no es suficiente?

Muchas organizaciones reconocen que sus sistemas integrales administrativos son inadecuados y se han quedado pequeños ante el crecimiento acelerado de  la empresa.

Incluso algunas compañías poseen sistemas diseñados para la ejecución de procesos de inventarios o declaraciones de impuestos, pero dejan de brindar información precisa y oportuna sobre otras operaciones, como por ejemplo costos o atención al cliente.

Los líderes de una organización deben comprender que los riesgos que pueden presentarse cuando un sistema administrativo deja de ser suficiente no siempre traen consigo resultados negativos; al contrario, esta situación también puede ser una gran oportunidad para aumentar el rendimiento, optimizar las operaciones y cumplir con las nuevas exigencias de la empresa.

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¡Que tengas un gran día! :)

Julio Castro - Director General | Corponet SAP Business One México